Meilensteinbasierte Abrechnung

Die Abrechnung nach Meilensteinen ist das gängige Abrechnungsmodell in Unternehmen mit projektbezogenen Umsätzen. Diese Art der Abrechnung erfolgt typischerweise nur, wenn bestimmte Projektmeilensteine erreicht wurden. Die Verfolgung der Meilensteine mit Hilfe des Projekt-Gantt-Diagramms macht es genauso einfach, die Abrechnungsrechnungen für das Projekt zu verfolgen, wie die eigentlichen lieferbaren Meilensteine des Projekts.

Alternativ können Sie, je nachdem, wie die Zahlungsmeilensteine für Ihre Projekte strukturiert sind, Ihren Kunden unabhängig vom Projektfortschritt zu bestimmten Terminen Rechnungen stellen. Auch dies kann mit den in diesem Handbuch vorgeschlagenen meilensteinbasierten Abrechnungsverfahren erreicht werden.

Am Ende dieses Handbuchs erfahren Sie, wie Sie:

Definieren Sie Abrechnungs-Meilensteine, die zu Ihrem Projekt gehören.
Verwendung von Rechnungsberichten zur Verfolgung der Projektabrechnung

Felder für die Rechnungsstellung

In diesem Szenario wird das Senden einer Rechnung an den Kunden zu einer der Aufgaben im Projektplan. Unter Verwendung von Celoxis Standard- und benutzerdefinierten Feldern werden wir einige zusätzliche Attribute erstellen, die es Ihnen ermöglichen, einen speziellen Aufgabentyp festzulegen - einen Invoice Aufgabe. Sie können benutzerdefinierte Felder erstellen unter Oberes Menü ▸ ▸ Administrator ▸ Kontoverwaltung ▸ Benutzerdefinierte Felder.

Datum der Rechnungsstellung
- Name: Datum der Rechnungsstellung
- Typ: Datum
- Erforderliches finanzielles Privileg zur Ansicht: Ja
- Erforderlich? Nein
- Formelschlüssel: date_invoiced
- Angehängt an: Aufgabe
- Rational: zur Erfassung des Datums, an dem die Rechnung gesendet wurde
Datum Bezahlt
- Name: Datum Bezahlt
- Typ: Datum
- Erforderliches finanzielles Privileg zur Ansicht: Ja
- Erforderlich? Nein
- Formelschlüssel: date_paid
- Angehängt an: Aufgabe
- Rational: um das Datum zu erfassen, an dem die Rechnung bezahlt wurde

Status der Rechnung

Name: Status der Rechnung

Typ: Formel, verwenden Sie die unten angegebene Formel.

${
      label = 'Unknown';
      now = Date.now();
      label = !empty entity.date_invoiced ? 'INVOICED' : label;
      label = Date.before(entity.startCalendar, now ) && entity.date_invoiced < now ? 'OVERDUE' : label;
      label = !empty entity.date_paid ? 'PAID' : label;
      label = Date.after(entity.startCalendar, now) ? 'FUTURE' : label;
      label
    }

** Diese Optionen können angepasst werden.

Erforderliches finanzielles Privileg zur Ansicht: Ja
Erforderlich? Nein
Formelschlüssel: rechnung_status
Angehängt an: Aufgabe

Hinzufügen von Rechnungsmeilensteinen zur Projektzeitleiste

Wenn Sie Verträge oder Arbeitsbeschreibungen erstellen, die das Projekt definieren (beachten Sie, dass diese Arbeit außerhalb und unabhängig von Celoxis durchgeführt wird), werden Sie wahrscheinlich den Abschnitt "Zahlungsmeilensteine" im Vertrag haben, der genau definiert, welche Zahlungen wann geleistet werden. Abhängig von den Regeln des Vertrags und der Art der Arbeit, die Sie ausführen, können die Zahlungsmeilensteine an bestimmte Ergebnisse, bestimmte Tage oder beides gebunden sein. Um die Abrechnung des Projekts mit den Aufgabenattributen, die wir im vorigen Abschnitt festgelegt haben, zu verfolgen, müssen Sie für jeden Zahlungsmeilenstein eine Aufgabe "Rechnung" erstellen und diese entsprechend den Regeln Ihres Vertrags konfigurieren.

Stellen Sie sich zum Beispiel das Szenario vor, dass Sie für einen Kunden ein Firmen-Intranet im Rahmen eines Festpreisvertrags über 100.000 $ erstellen. Ihr Zahlungsplan könnte etwa so aussehen:

#	Projekt-Meilenstein	%	Betrag	Geplantes Datum	Regeln und Abhängigkeiten
1	Projekt Kick Off	10	$10,000	09/25/17	Rechnung zum angegebenen Datum, unabhängig vom Projektstatus
2	Abschluss der SRS-Phase	25	$25,000	11/14/17	Rechnung, wenn der angegebene Projektmeilenstein erreicht wurde
3	Abschluss der Entwicklungsphase	25	$25,000	01/02/18	Rechnung, wenn der angegebene Projektmeilenstein erreicht wurde
4	Endabnahme	40	$40,000	01/12/18	Rechnung, wenn der angegebene Projektmeilenstein erreicht wurde
	GESAMT	100	$100,000

In dieser Situation muss der Zahlungsmeilenstein Nr. 1 manuell im Projektplan für den 25.9.17 eingeplant werden, während sich alle anderen Rechnungen verzögern können, wenn der Zeitplan für das Projekt über die Dauer des Projekts verlängert wird.

Um in diesem Szenario eine korrekte meilensteinbasierte Abrechnung zu gewährleisten:

Fügen Sie die Meilensteinaufgaben Fakturierung zu Ihrem Projektplan hinzu

Diese Aufgaben werden Ihre Meilensteinaufgaben sein (Hinzufügen ▸ Meilenstein)

Beachten Sie, dass die Aufgabe 6 manuell geplant ist, was durch das Symbol M neben der Aufgaben-ID angezeigt wird.

Die manuelle Planung ermöglicht es in diesem Fall, die Aufgabe für ein bestimmtes Datum zu planen.

Die verbleibenden Meilensteine 7, 27 und 32 sollen beginnen, wenn die vorangegangenen Phasen abgeschlossen sind, wie im Projektvertrag festgelegt.

Wenn es zu Verzögerungen kommt, verschieben sich bei ordnungsgemäßer Einhaltung des Projektplans die Termine der Rechnungsmeilensteine zusammen mit dem Rest des Projektplans.
Attribute von Meilensteinaufgaben setzen

Hier ist es an der Zeit, die Festpreisbeträge auf diese Meilensteine zu legen. Legen Sie diese Beträge für jede der Invoice-Meilensteinaufgaben unter dem Edit Task ▸ Fortgeschritten Registerkarte.
- Abrechnungsart auf Festpreiseinstellen
- Einstellen des Festpreises
- Unter der Registerkarte Benutzerdefinierte Felder können Sie auch das Rechnungsdatum einstellen, damit Sie die Details wie in Schritt 3 beschrieben sehen können.
Status der Rechnungen

Wenn das Projekt fortschreitet und Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen, wird der Rechnungsstatus automatisch anhand der oben definierten Logik berechnet.

Sie können die Logik ändern, um Ihre eigenen Berechnungen zu diesem Feld hinzuzufügen.

Sobald die Zahlung eingegangen ist, können Sie das Datum Bezahlt gegen den Meilenstein markieren, so dass der Rechnungsstatus automatisch auf Bezahlt gesetzt wird.

Berichte zur Rechnungsstellung

Nachfolgend finden Sie Beispiele für die Berichte, mit denen Sie die Abrechnung der Projekte verfolgen können:

Meilensteine der Projektabrechnung

Projektübergreifende Tabelle, die zeigt Fester Preis und Status der Rechnung für alle Rechnungen: Paid, Sent or Invoiced.

Um diesen aufgabenbasierten Bericht zu erstellen, verwenden Sie den Filter " Meilenstein", der auf "Ja" gesetzt ist und nur die Aufgaben enthält, die Ihre Zahlungsmeilensteine sind.

Projekte Rechnungen nach Status

Balkendiagramm, das den Rechnungsstatus für alle aktiven Projekte anzeigt. Dies ist wieder ein Aufgabenbericht.

Genau wie jedes andere Diagramm in Celoxis ist dieser Bericht interaktiv. Klicken Sie auf jeden Balken, um die Detailinformationen für die Rechnungen des gewählten Status anzuzeigen.