Selbst die erfahrensten Projektmanager kennen die Situation, dass ihr Projekt auf dem Weg zum Scheitern ist und ein vorzeitiger Abbruch die einzige Möglichkeit darstellt, die verbleibenden Ressourcen und Zeit zu retten. Zahlreiche Faktoren können zu einem vorzeitigen Projektabbruch beitragen, darunter mangelnde Kommunikation, Konflikte zwischen den Stakeholdern, eine Ausweitung des Projektumfangs oder ein unzureichender Projektplan, um nur einige zu nennen. Es gibt aber auch Fälle, in denen Projekte, die sich bereits in einer Abwärtsspirale befinden, aus Panik oder aufgrund einer unbemerkten Lösung zu früh beendet wurden.
Untersuchen
Unabhängig davon, ob eine Methodik wie PRINCE2, Agile, ITIL oder interne Verfahren angewendet werden, sollte ein erfahrener Projektmanager in der Lage sein, zu beurteilen, wann ein Projekt noch zu retten ist und wann es Zeit ist, es abzubrechen, um so viel wie möglich zu sichern. Welche Optionen stehen einem Projektmanager also offen, wenn er sich auf einem sprichwörtlich sinkenden Schiff wiederfindet? Dies hängt natürlich von den Ursachen der Projektprobleme ab. Der Projektmanager muss die Faktoren ermitteln, die das Projekt vom geplanten Kurs abgebracht haben, und Entscheidungen treffen, die es gegebenenfalls wieder auf Kurs bringen können.
Eine gründliche Überprüfung
Der logische Ausgangspunkt wäre, zu den Projektdokumenten zurückzukehren. Diese beschreiben die genauen Ziele und Voraussetzungen, die vor Projektbeginn festgelegt wurden. Ein Vergleich mit den Berichten der Projektteams gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Abstriche gemacht wurden, ob es zu Missverständnissen kam oder wo unnötige Kosten entstanden sind. Zu den in diesem Zusammenhang einsehbaren Dokumenten gehören unter anderem die folgenden:
- Projektübersicht
- Das Risikoprotokoll
- Der Geschäftsfall
- Der Projektplan
- Die Projektbeschreibungen
Nachdem Sie die Faktoren ermittelt haben, die Ihr Projekt in die Irre geführt haben, sollten Sie ein Treffen mit den Beteiligten ansetzen und gemeinsam nach einem Ausweg suchen, anstatt das Projekt vorzeitig abzubrechen.
Den Projektplan neu definieren
Um das Projekt zu retten, ist es unerlässlich, es voranzubringen. Versetzen Sie sich in die Lage des Projekts und betrachten Sie es aus seiner jetzigen Ausgangsposition. Berechnen Sie die verfügbaren Ressourcen, die voraussichtliche Projektdauer bei Ihrem aktuellen Tempo und definieren Sie realistische neue Ziele. Treffen Sie sich mit dem Projektteam und den Stakeholdern und präsentieren Sie Ihren Aktionsplan. Ihre Bereitschaft, alles für den Projekterfolg zu tun, zeugt von Ihrem Engagement als Projektmanagement-Profi.
Lerne aus den Fehlern anderer
Ziehen Sie Dokumentationen aus ähnlichen, bereits durchgeführten Projekten heran. Ob erfolgreich oder ein totaler Fehlschlag – die gewonnenen Erkenntnisse bergen mit Sicherheit wertvolle Informationen. Ihr gescheitertes Projekt könnte dank der Fehler – oder Erfolge – anderer Projektmanager sogar wiederbelebt werden.
Das Projektteam
Ihr Projektteam muss über alle beschlossenen Neuerungen informiert werden. Dies betrifft sowohl neu hinzukommende als auch ausscheidende Teammitglieder, falls eine Umstrukturierung des Teams erforderlich ist. In den meisten Fällen ist dies jedoch nur notwendig, wenn sich Ihr Projekt so stark verändert hat, dass bestimmte Spezialisierungen wegfallen oder schwerwiegende Personalprobleme auftreten.
Sorgen Sie stets für eine hohe Motivation in Ihrem Projektteam. Die Arbeit an einem Projekt, das gerettet werden muss, kann stressig und demotivierend sein. Erinnern Sie Ihr Team jedoch daran, dass seine harte Arbeit geschätzt wird und dass es eine Möglichkeit gibt, das Projekt noch zu retten. Das kann die Stimmung und Produktivität steigern.
Wann gebe ich auf?
Es kann jedoch ein Zeitpunkt kommen, an dem es ratsam ist, das Projekt als das zu bezeichnen, was es ist – eine Sackgasse. Diese Option sollte erst dann in Betracht gezogen werden, wenn alle möglichen Lösungen geprüft und überarbeitet wurden. Schließlich steht nicht nur Ihr Ruf als Projektmanager auf dem Spiel, sondern auch der des Unternehmens, das mit der Durchführung des Projekts beauftragt war. Es hat jedoch keinen Sinn, ein Projekt unnötig zu verzögern. Genauso wichtig ist es zu wissen, wann ein Projekt abgeschlossen werden sollte, wie wann es noch zu retten ist.
Juan van Niekerk
(Autorenprofil)
Juan van Niekerk ist Content-Autor und Social-Media-Manager aus Südafrika. Seine Blogbeiträge wurden auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht und behandeln Themen wie Projektmanagement, Geschäftsanalyse, Webdesign, Gesundheit und Sicherheit sowie digitales Marketing.
Kommentare
0 Antworten