Wissensbasis

Nur Benutzer mit Admin-Rechten können sich mit QuickBooks Online verbinden. Sobald die Verbindung hergestellt ist, können alle Benutzer (mit Invoice Privilege) Zeiteinträge zwischen den beiden Systemen synchronisieren. Bevor Sie eine Verbindung zu QuickBooks Online herstellen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie alle im Abschnitt Vor der Verwendung der Anwendung aufgeführten Schritte durchgeführt haben.

Die folgenden Schritte führen Sie zur Verbindung der CeloxisApp mit Ihrem QuickBooks Online-Unternehmen:

1. Gehe zu Oberes Menü ▸ ▸ Administrator Seite.
2. Klicken Sie unter dem Abschnitt Timesheet auf Mit QuickBooks Online verbinden (BETA)
   
   
3. Sie erhalten ein Popup-Fenster zur Verbindung mit Quick Books Online. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mit QuickBooks verbinden". Dadurch wird der Authentifizierungsprozess von Intuit eingeleitet.
   
   
On Premise-Kunden können die folgende Meldung auf dem "Anmelden"-Popup von Intuit sehen.
"Die Website-Domäne der Anwendung, die Zugriff auf Ihre Intuit-Daten beantragt, stimmt nicht mit der bei uns gespeicherten Domäne überein. Bitte gehen Sie auf eigene Gefahr".
Wenn wir unsere App bei Intuit registrieren, müssen wir eine Host-Domain bereitstellen. Das ist in unserem Fall "Celoxis.com". Da lokale Benutzer versuchen, von ihrem eigenen Server (und ihrer eigenen Domäne) aus zuzugreifen, versucht Intuit, Sie vor dieser Domänenfehlanpassung zu warnen. Bitte seien Sie versichert, dass kein Sicherheitsrisiko besteht und Sie diese Meldung sicher ignorieren können.
4. Auf dem nächsten Bildschirm werden Sie aufgefordert, Ihre QuickBooks Online-Anmeldeinformationen einzugeben.
   
   
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Autorisieren". Dadurch autorisiert der Admin das Unternehmen QuickBooks Online, Daten sicher mit der CeloxisApp for QuickBooks Online zu teilen.
   
   
6. Das Popup-Fenster wird automatisch geschlossen und die Seite mit den Unternehmenseinstellungen wird aktualisiert. Sie sind jetzt mit QuickBooks Online verbunden.

Zugang Ablauf

Jede authentifizierte Verbindung bleibt 180 Tage lang aktiv, danach verfällt sie aus Sicherheitsgründen automatisch bei QuickBooks Online. Für die erneute Verbindung zu QuickBooks Online werden Admins benötigt.

Wenn Ihre Verbindung abläuft, können Ihre Benutzer keine Zeiteinträge mit QuickBooks Online synchronisieren. Sie sehen eine Meldung über einen Authentifizierungsfehler. Sobald sich der Admin wieder mit QuickBooks Online verbindet, kann er den normalen Betrieb wieder aufnehmen.

Verbindung zu QuickBooks Online trennen

Manchmal möchten Sie die Nutzung von QuickBooks Online explizit beenden. Nur Admins sind berechtigt, die Verbindung zu QuickBooks Online zu trennen. Sobald die App getrennt wird, können Benutzer Zeiteinträge nicht mehr online mit QuickBooks synchronisieren und alle CeloxisZeiteinträge werden wieder mit dem Standardverhalten der Rechnungsstellung versehen.

Bitte beachten Sie die folgenden Schritte, um die Verbindung zur Firma QuickBooks Online zu trennen.

1. Gehe zu Oberes Menü ▸ ▸ Administrator Seite.
2. Klicken Sie unter dem Abschnitt Zeiterfassung auf Verbindung zu QuickBooks Online trennen.
3. Sie müssen Ihre Aktion mit 'Ja' bestätigen.
4. Die Seite Firmeneinstellungen wird neu geladen und Ihre Verbindung zu QuickBooks Online wird getrennt. Sie werden wieder die Option Mit QuickBooks Online verbinden sehen.

Die Celoxis App für QuickBooks Online bietet den Bericht "Sync with QuickBooks Online (BETA)", der alle Ihre Celoxis Genehmigte & abrechenbare Zeiteinträge. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Details von Einträgen sehen wollen, ob sie synchronisiert sind und das Datum, an dem sie synchronisiert wurden. Sie können auch dynamische Filter (Datum, Kundenname und Managername) anwenden, um die Daten in Ihren Berichten weiter zu verfeinern.

Die Synchronisierung mit dem QuickBooks Online Bericht bietet zwei neue Spalten, "QuickBooks Online Id" und "Zuletzt synchronisiert am" . Die Spalte "QuickBooks Online Id" zeigt die entsprechende ID des Zeiteintrags in QuickBooks Online an und die Spalte "Zuletzt synchronisiert am" zeigt den Zeitstempel, wann der Eintrag synchronisiert wurde. Leere Werte zeigen an, dass der Eintrag noch nicht mit der Firma QuickBooks Online synchronisiert wurde.

Schritte zum Synchronisieren von Zeiteinträgen

1. Wählen Sie die Zeiteinträge aus, die Sie synchronisieren möchten.

2. Klicken Sie auf das Menü-Symbol für Massenaktionen und wählen Sie die Aktion Mit QuickBooks Online synchronisieren.

3. Das System synchronisiert die ausgewählten Zeiteinträge und die entsprechenden QBO-Ids und zuletzt synchronisierten Werte werden aktualisiert.

Sync-Regeln

Verwendung der Aktion 'Synchronisieren mit QuickBooks Online' aus dem Bericht 'Synchronisieren mit QuickBooks Online'.

Die folgende Tabelle erläutert die Aktionen, die das System ausführt, wenn die Synchronisierung explizit aus dem Bericht Synchronisieren mit QuickBooks Online durchgeführt wird

Einzel-/Großaktionen von genehmigten & abrechenbaren Zeiteinträgen (zuvor mit QuickBooks Online synchronisiert)

Die folgende Tabelle erläutert das Systemverhalten für Massen- oder Einzelbearbeitungsaktionen, die für zuvor synchronisierte genehmigte und abrechenbare Zeiteinträge ausgeführt werden. Das System wird die ausgewählten Zeiteinträge dynamisch synchronisieren.

Sonderbedingungen, wenn das Kennzeichen "abrechenbar" bei genehmigten & abrechenbaren Zeiteinträgen "ungeprüft" ist (zuvor mit QuickBooks Online synchronisiert)

Einzelbearbeitungsbild für fakturierte Zeiteinträge

Sobald die Einträge in QuickBooks Online in Rechnung gestellt und wieder in Celoxiswird ihr Status auf 'fakturiert' aktualisiert. Solche Einträge werden für weitere Bearbeitungen (Bearbeiten oder Löschen) von Celoxis. Auf dem Einzelbearbeitungsbildschirm haben Sie eine "Sync"-Schaltfläche. Mit dieser Schaltfläche können Sie Einträge in Celoxiswenn sie in QuickBooks Online geändert wurden.

Die folgende Tabelle erläutert die Aktionen, die das System ausführt, wenn die Synchronisation explizit auf die Einträge der Fakturierten Zeit aus dem Einzelbearbeitungsbild heraus durchgeführt wird.

Wie man die Rechnung in QBO bearbeitet

Sobald die Zeit in QBO in Rechnung gestellt wurde, sind weitere Änderungen in Celoxis verboten. Dies muss aus QBO heraus geschehen. Sie können die Rechnung jedoch nicht direkt bearbeiten. Wenn Sie die Stunden in der QBO-Rechnung ändern, wird der Zeiteintrag in Celoxis nicht aktualisiert. Stattdessen erwartet QBO, dass Sie die Verknüpfung der Position mit der Rechnung aufheben, den Zeiteintrag separat bearbeiten und ihn dann wieder mit der Rechnung verknüpfen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre in Rechnung gestellte Zeit in QBO bearbeiten sollten.

1. Gehen Sie in QBO zu Rechnung > Bearbeiten > Zeiteintrag entkoppeln > Speichern.
2. Suchen Sie den nicht verknüpften Zeiteintrag in QBO > Bearbeiten und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor > Speichern.
3. Gehen Sie zu Rechnung > Bearbeiten > Verknüpfung des Zeiteintrags > Speichern.

Sobald Sie diese Rechnung in QBO speichern, müssen Sie diesen Zeiteintrag in Celoxis synchronisieren, und der Zeiteintrag wird in celoxis aktualisiert.

Häufige Fehler beim Synchronisieren von Einträgen

Nachfolgend finden Sie einige Fehler, die beim Synchronisieren von Zeiteinträgen mit QuickBooks Online auftreten können.

1. Fehler: Mitarbeiter, die in QuickBooks Online fehlen
   Vernunft: Dieser Fehler tritt auf, wenn der Name des Benutzers in Celoxis und QuickBooks Online Firma ist nicht identisch oder der Benutzer ist nicht verfügbar QuickBooks Online.
   Lösung:
   a. Bestätigen Sie, ob der Benutzer in QuickBooks Online eingerichtet wurde.
   b. Stellen Sie sicher, dass der Name in Celoxis stimmt mit dem Anzeigenamen in QuickBooks Online überein.
   
   
2. Fehler: Kunden, die in QuickBooks Online fehlen
   Vernunft: Dieser Fehler tritt auf, wenn der Name des Clients in Celoxis und QuickBooks Online ist nicht identisch oder der Client ist nicht in QuickBooks Online verfügbar.
   Lösung:
   a. Bestätigen Sie, ob der Mandant im QBO eingerichtet wurde.
   b. Stellen Sie sicher, dass der Name in Celoxis stimmt mit dem Anzeigenamen in QuickBooks Online überein.
   
   
3. Fehler: Zeitcodes fehlen in QuickBooks Online
   Vernunft: Dieser Fehler tritt auf, wenn der Name des Zeitcodes in Celoxisund QuickBooks Online nicht identisch ist oder der Zeitcode (Servicepunkt) in QuickBooks Online nicht verfügbar ist.
   Lösung:
   a. Bestätigen Sie, ob die Serviceposition im QBO eingerichtet wurde.
   b. Stellen Sie sicher, dass ihre Namen identisch sind.
   
   
4. Fehler: ERROR CODE:3200, ERROR MESSAGE:message=ApplicationAuthenticationFailed; errorCode=003200; statusCode=401, ERROR DETAIL:null
   Vernunft: Dieser Fehler tritt typischerweise auf, wenn Ihr Zugriffstoken abgelaufen ist.
   Lösung:
   a. Bitten Sie Ihren Admin, sich über die Seite Firmeneinstellungen in CeloxisQuickBooks Online zu verbinden.
   
   
5. Fehler: Funktion wird nicht unterstützt
   Vernunft: Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie eine Verbindung zu einer QuickBooks Online Edition herstellen, die keine Zeiteinträge unterstützt.
   Lösung:
   a. Sie müssen Ihre aktuelle Version von QuickBooks Online auf eine Version aktualisieren, die Zeiteinträge unterstützt.
   

Wenn Sie ein bestehender Celoxis Benutzer und wurden Fakturierungszeiteinträge in Celoxisbeachten Sie bitte Folgendes:

1. Vereinbaren Sie auf Organisationsebene das Datum, an dem Sie mit QuickBooks Online auf die Rechnungsstellung umstellen würden. Dies ist wichtig, denn sobald Sie sich mit QuickBooks Online verbinden, können Ihre Benutzer keine expliziten Rechnungszeiteinträge (d.h. über die Aktion 'Rechnung') in Celoxis.
2. Alle zuvor fakturierten Zeiteinträge bleiben unverändert bestehen. Sie werden nicht automatisch mit QuickBooks Online synchronisiert. Diese Einträge setzen das Standard-Verhalten der Fakturierung fort, bis sie von einem privilegierten Benutzer explizit "UnInvoicing" genannt werden. Einmal "Unfakturiert" können sie mit QuickBooks Online synchronisiert werden.

Bitte beachten Sie das Verhalten des Systems, wenn Sie zu QuickBooks Online wechseln, d.h. über "Mit QuickBooks verbinden" auf der Seite Firmeneinstellungen.

Bestehende fakturierte Einträge funktionieren weiterhin so, wie sie sind, d.h. sie können wie bisher nicht fakturiert/gelöscht/bearbeitet werden. Einmal "UnInvoiced", können sie nur über QuickBooks Online mit der Sync-Funktionalität in Rechnung gestellt werden.