Neue Projekte Wirkungsanalyse & Arbeitsbelastung

Im Laufe des normalen Geschäftsbetriebs müssen die Projekte im Hinblick auf eine angemessene Neuordnung der Prioritäten ordnungsgemäß neu bewertet werden. Häufig müssen Manager auf Anweisung der Geschäftsführung eine eingehende Projektanfrage mit hoher Priorität in den Mix aus bereits bestehenden Projekten einfließen lassen. Dieser Leitfaden befasst sich mit der Vorgehensweise:

  1. Bewertung der Auswirkungen eines neuen Projekts auf die bestehende Arbeitsbelastung der Ressourcen,
  2. Identifizieren Sie nicht ausgelastete oder freie Ressourcen,
  3. Ersetzen Sie Ressourcen bei Aufgaben,
  4. Verschieben Sie bestimmte Aufgaben, um die Arbeitsbelastung zu verteilen,
  5. Falls erforderlich, verschieben Sie ein Projekt von geringer Priorität vollständig auf einen späteren Zeitpunkt.

Bewertung der Auswirkungen eines neuen Projekts auf die bestehende Arbeitsbelastung

  1. Erstellen Sie einen neuen Projektstatus, z.B. "Anforderungen". (Oberes Menü ▸ ▸ Administrator ▸ Projekt Management ▸ Projektstatus). Halten Sie diesen neuen Zustand in "Planung Bühne und Zeitverweigerung. Dies hilft, die neuen Projektanträge von den regulären Projekten zu trennen.

  2. Erstellen Sie ein Projekt für Ihre neue Projektanfrage und halten Sie es im Zustand "Anfragen". (Klicken Sie auf Oberes Menü ▸ ▸ Projekt ▸ Neues Projekt). Geben Sie das geplante Startdatum für dieses Projekt ein.

  3. Definieren Sie auf der Registerkarte Interaktives Gantt des Projekts den Projektstrukturplan und die Ressourcen. Da sich das Projekt im Status "Anfragen" befindet, hat es keine Auswirkungen auf Ihre bestehende Arbeitsbelastung.

  4. Zugriff auf die Ressourcenbelastung (Hauptmenü ▸ Ressourcenauslastung). Standardmäßig zeigt Ihnen diese Ansicht bereits bestehende geplante und aktive Projekte an.

  5. Filter bearbeiten und "Anfragen" zum Projektstatusfilter hinzufügen. Klicken Sie auf Übernehmen. Jetzt zeigt Ihnen Ihre Ansicht zur Ressourcenauslastung sofort die Auswirkungen, die jede neue Projektanfrage auf den bestehenden Mix und die Arbeitsbelastung hat.

  6. Aufgrund des neuen Projektantrags sind die Auswirkungen auf die bestehende Arbeitsbelastung hoch und es werden viele Ressourcen überbelegt.

  7. Sie können diese Ansicht herunterladen (wählen Sie die Option "PDF" aus der Schaltflächengruppe oben rechts) und an Ihre Führungskräfte senden, um die direkten Auswirkungen der neuen Anfragen auf den bestehenden Projektmix zu zeigen.

Nicht ausreichend genutzte oder freie Ressourcen identifizieren

Aus derselben Ansicht der Ressourcenauslastung können Sie die nicht ausgelasteten oder freien Ressourcen leicht identifizieren. Dies sind die Ressourcen, die blau eingefärbt sind.

Ressourcen bei Aufgaben ersetzen

Sie können Ressourcen direkt auf problematischen Aufgaben ersetzen (Bewegen Sie den Mauszeiger über die umstrittene Aufgabe und wählen Sie die ▸ Bearbeiten Ressourcen)

Im untenstehenden Beispiel können Sie die Aufgabe "Vermessung von Gewerbeflächen" bearbeiten und Tanya, die in diesem Zeitraum relativ frei ist, neu zuweisen.

Aufgaben auslagern

Es könnte Situationen geben, in denen freie Ressourcen nicht ohne weiteres verfügbar sind. In solchen Fällen müssen Sie möglicherweise bestimmte Aufgaben, die von geringer Priorität sind und leicht herausgeschoben werden können, herausschieben. Um dies zu tun,

  1. Fahren Sie mit der Maus über die entsprechende Aufgabe.
  2. Klicken Sie auf das 3-zeilige Menü.
  3. Wählen Sie Aufgabe bearbeiten. Hier können Sie das Startdatum der Aufgabe auf ein späteres Datum ändern.

Auslagerung von Projekten mit niedriger Priorität

Wenn Sie immer noch ein Problem mit der Ressourcenbeschaffung haben, ändern Sie das Startdatum der anderen Projekte mit niedriger Priorität, so dass alle anderen Aufgaben in diesen Projekten neu geplant werden. Um dies zu tun,

  1. Klicken Sie auf das Projekt, um es in einer neuen Registerkarte zu öffnen.
  2. Klicken Sie in der neuen Registerkarte auf Bearbeiten (in der Schaltflächengruppe oben rechts)
  3. Ändern Sie im Popup-Fenster Projekt bearbeiten das Startdatum. Dadurch werden alle Aufgaben (mit Ausnahme der manuell geplanten Aufgaben) automatisch in der Perspektive auf das neue Startdatum verschoben.