Kanban

In den letzten Jahren ist Kanban in den Fokus gerückt. Seine Geschichte reicht jedoch weit zurück, sogar vor das Internet. Sie werden überrascht sein zu erfahren, dass Kanban erstmals von Toyota eingeführt wurde. Das Unternehmen war bekannt für seine herausragende Fertigungsqualität, seine qualitativ hochwertigen Produkte und seine hohe Produktionsrate.

Betrachtet man die Automobilindustrie, fällt die allgegenwärtige Automatisierung sofort ins Auge. Von der Schraubenherstellung bis zur Montagelinie sind die meisten Prozesse automatisiert. Die nahtlose Automatisierung ist allgegenwärtig, und täglich werden Tausende von Autos produziert.

Das war noch vor wenigen Jahrzehnten nicht möglich, und jeder Arbeitsschritt musste manuell erledigt werden. Die Erfindung der Montage führte damals zu einem exponentiellen Wachstum im Automobilsektor.

Während amerikanische Autohersteller in Japan auf dem Vormarsch waren, sah sich das Land mit ganz eigenen Herausforderungen konfrontiert. Die Folgen des Zweiten Weltkriegs und Probleme wie gering qualifizierte Arbeitskräfte, Ressourcenmangel und Landknappheit erschwerten die Situation für die Japaner zusätzlich.

Trotz all dieser Probleme befand sich die japanische Automobilindustrie im Aufwind. Dies ist der herausragenden Fertigungskompetenz Japans zu verdanken; ihre Produktion war so effizient, dass sie die amerikanischen Autohersteller innerhalb weniger Jahrzehnte in den Verkaufszahlen überholte.

Toyota entwickelte eine Methode zur Bewältigung all dieser Probleme, das sogenannte TPS (Toyota-Produktionssystem), also ein Just-in-Time-Produktionssystem. Die Grundidee dahinter war, bedarfsgerecht zu produzieren und so die Lagerhaltung zu vermeiden.

Kanban war zwar nur ein kleiner Teil des JIT-Systems, wies aber einige bedeutende Vorteile auf, die in späteren Jahren zu seinem Erfolg in vielen Branchen führten.

Kanban bedeutet wörtlich „Werbetafel“ und die Idee dahinter war, die Kommunikation zwischen den Fabrikmitarbeitern für einen reibungslosen Arbeitsablauf zu verbessern. Visuelle Symbole sind das Herzstück des Kanban-Systems. Wir sehen visuelle Symbole überall, von Verkehrsschildern bis hin zu Anweisungen auf Lebensmittelverpackungen.

Im Vergleich zu geschriebenem Text lassen sich Bilder von unserem Gehirn leichter verarbeiten. Kanban nutzt dies daher optimal aus.

Aber was bedeutet Kanban eigentlich? Die Bedeutung des Wortes zu verstehen und das Konzept zu begreifen, sind zwei verschiedene Dinge.

Um das Konzept hinter dem Kanban-System zu verstehen, müssen wir eine Reihe von Fragen durchgehen. 

Haben Sie jemals das Gefühl gehabt, dass die Aufgaben Ihres Teams nicht rechtzeitig erledigt werden? Sie können die Ursache aber nicht genau benennen. Selbst bei den Aufgaben, die fristgerecht abgeschlossen wurden, herrscht Chaos. Das geht den meisten Teams so.

Bei genauerer Betrachtung werden Sie zwei Kernprobleme erkennen.

• Mangelnde Kommunikation.
• Systemengpässe.

Die meisten Aspekte von Kanban versuchen, diese Probleme anzugehen.

Die Antwort auf mangelnde Kommunikation sind also Kanban-Karten.

Kanban-Karten:

Jede Aufgabe wird auf einer farbcodierten Karte notiert. Diese enthält außerdem eine detaillierte Beschreibung und die entsprechenden Richtlinien. Die Karten werden nun auf einem elektronischen Whiteboard oder einer Tafel angeordnet.

Das Whiteboard hat drei Abschnitte (dies kann je nach Aufgabe variieren): Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt.

Die Kanban-Karten sind nach Priorität geordnet, wobei die Karten mit der höheren Priorität oben stehen und die Priorität nach unten hin abnimmt.

Das zweite Problem sind Systemengpässe. Was bedeutet das?

Ein Arbeitsstau ist ein typisches Beispiel für Engpässe in Ihrem System. Er bremst das gesamte Team aus und kann zum Verpassen von Fristen führen.

Schauen Sie sich die untenstehende Grafik an; Sie können die Verlangsamung der Arbeit an bestimmten Punkten erkennen. Dies sind die Engpässe des Systems.

Spotify:

Sie haben sicher schon von Spotify gehört – wer nicht? Es ist einer der weltweit führenden Musikstreaming-Anbieter. Was Ihnen vielleicht entgangen ist: Spotify hat Kanban in seine Betriebsabläufe integriert.

Spotify wuchs so schnell, dass das Unternehmen die zusätzlichen Aufgaben nicht bewältigen konnte. Es musste eine Lösung gefunden werden, um mit dem Mehraufwand fertigzuwerden. Der ständige Arbeitsfluss aus verschiedenen Abteilungen stellte ein enormes Problem dar, und dem Team von Spotify war das Ausmaß der Arbeit nicht bewusst.

Mit der Einführung von Kanban in ihrem System verbesserte sich die Kommunikation drastisch, und die Vorlaufzeiten verkürzten sich deutlich.

Corbis:

Corbis ist das weltweit zweitgrößte Bildagenturunternehmen und hat Kanban in sein System integriert, was sich als sehr nützlich erwiesen hat. Anfangs empfanden sie die Implementierung von Kanban als schwierig. Mit der Zeit wurden sie jedoch immer vertrauter und effizienter in der Anwendung.

Versuchen wir, es anhand eines Beispiels zu verstehen

Stellen Sie sich vor, Sie haben täglich 100 Versandkartons, die Sie aus Ihrem Lager versenden müssen. Nach Ankunft der Lieferung vom Werk müssen Sie die Kartons sortieren und an die jeweiligen Adressen weiterleiten.

Bei der Einführung von Kanban müssen wir diese grundlegenden Richtlinien beachten. Anhand dieses Beispiels wird der Prozess besser veranschaulicht.

1. Visualisieren Sie den Arbeitsablauf:

Der erste Schritt zur Implementierung von Kanban in Ihrem System besteht darin, den Arbeitsablauf zu visualisieren. Dies geschieht durch die Kategorisierung aller Aufgaben in drei Kategorien: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. 

Sie können hierfür entweder eine herkömmliche Whiteboard-Tafel mit Haftnotizen oder elektronische Tafeln verwenden.

Beispiel:-

Sobald die Kisten im Lager eintreffen, können Sie sie in drei Kategorien einteilen:

• Zu erledigen – Pakete, die versendet werden sollen.
• In Bearbeitung – Kisten, die derzeit geprüft und etikettiert werden.
• Erledigt – Kartons verladen und versendet.

2. Begrenzen Sie die Anzahl der laufenden Arbeiten.

Ein sehr grundlegender Gedanke, den wir seit unserer Kindheit von unseren Eltern hören, lautet: Erledige die anstehende Aufgabe und beginne dann mit einer neuen Arbeit. 

Das Prinzip ist dasselbe: Erledigen Sie die anstehenden Aufgaben und übernehmen Sie dann zusätzliche Arbeit.

Für jede Spalte wird ein Grenzwert festgelegt, der auf Grundlage der historischen Daten bestimmt wird

Beispiel:-                                                                                       

Die mit „In Bearbeitung“ gekennzeichneten Kartons müssen geprüft, etikettiert und zum Verladen weitergeleitet werden. Wenn sich die zuständige Person nur auf die Prüfung konzentriert und die Etikettierung und Verladung der Kartons vernachlässigt, stapeln sich die unbeaufsichtigten Kartons mit der Zeit.

Wenn Sie am Ende des Förderbandes einen Stapel Kisten sehen, wissen Sie, dass es Probleme mit dem aktuellen Sortiersystem gibt. Um diese Probleme zu lösen, ist ein effizientes Workflow-Management unerlässlich.

3. Sorgen Sie für einen reibungslosen Arbeitsablauf:

Nach Durchführung der ersten beiden Schritte erhalten Sie entweder eines der folgenden beiden Ergebnisse:

• Reibungsloser Arbeitsablauf. Dies zeigt, dass Ihr Arbeitsprozess effizient genug ist, um Ihre Ressourcen optimal zu nutzen.
• Arbeitsstau. Im Allgemeinen ist dies höchstwahrscheinlich der Fall. 

Nun sind Ihnen die Schwächen Ihres Arbeitsablaufs bewusst. Und Sie können damit beginnen, daran zu arbeiten.

Um im obigen Beispiel die Probleme mit dem Arbeitsstau bei den Kisten zu beheben, können Sie zusätzliches Personal für die Etikettierung und das Verladen einsetzen. Dadurch wird der Arbeitsstau beseitigt und die Arbeit beschleunigt.

4. Klare und detaillierte Prozessrichtlinien:

Die Anweisungen zur Aufgabenerledigung sollten präzise und klar sein. Das erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Rolle zu verstehen. Je nach Komplexität des Projekts kann das Kanban-Board ein einzelnes Wort oder eine Reihe von Anweisungen enthalten.

Um beim Beispiel zu bleiben: Die Anweisungen zur Inspektion und Kennzeichnung von Kartons sollten klar und leicht verständlich sein. Dadurch wird es den Mitarbeitern erleichtert, ihre Aufgabe zu verstehen, und die durchschnittliche Bearbeitungszeit verkürzt sich.

5. Feedbackschleifen implementieren.

Feedback hilft Ihnen, die Effizienz Ihres Prozesses zu bewerten, indem Sie den Output mit dem Input vergleichen. Wenn Sie nach jeder Prozessphase eine Feedbackschleife implementieren, können Sie die Probleme im Prozess leichter identifizieren.

Kanban bietet im Vergleich zu anderen Methoden seine Vorteile. Dies ist der Grund für seine weite Verbreitung in verschiedenen Branchen.

1. Kanban lässt sich schrittweise in das System integrieren, in einem Tempo, das Ihnen und Ihrem Team angenehm ist. Sie können zunächst mit Kanban-Boards beginnen und später WIP-Limits (Work in Progress) einführen.
2. Es handelt sich um ein System zur Optimierung von Arbeitsprozessen, das auf jedem Managementsystem implementiert werden kann.
3. Es ist dank seiner visuellen Hinweise leicht verständlich und es müssen nur grundlegende Richtlinien befolgt werden.

Kanban und die Engpasstheorie weisen viele Ähnlichkeiten auf. Oft werden die beiden verwechselt.

Ziel der Engpasstheorie ist es, die Engpässe eines Systems zu minimieren, um einen höheren Output zu erzielen. Kanban hingegen konzentriert sich auf die Workflow-Optimierung, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Kanban und der Engpasstheorie sind:.

• Die Engpasstheorie konzentriert sich darauf, die Engpässe eines Systems zu identifizieren und sie so lange zu beheben, bis keine Engpässe mehr bestehen. Kanban hingegen verwendet WIP-Limits (Work in Progress), um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
• TOC arbeitet mit Puffern, während Kanban Warteschlangen verwendet.

Beide können gleichzeitig verwendet werden, um das System weiter zu optimieren und eine höhere Effizienz zu erzielen.

Kanban ist ein hervorragendes Werkzeug und findet in verschiedenen Branchen Anwendung. Es dient der Verbesserung von Arbeitsabläufen durch deren sorgfältige Optimierung. Zudem hilft es dabei, Probleme im bestehenden System zu erkennen und zu beheben.