Kanban

En los últimos años, Kanban ha cobrado gran relevancia. Sin embargo, su historia se remonta a mucho antes de internet. Quizás te sorprenda saber que fue Toyota quien lo implementó por primera vez. La compañía era reconocida por su excelencia en la fabricación, la calidad de sus productos y su alta tasa de producción.

Al observar la industria automotriz, se aprecia la automatización por doquier. Desde la fabricación de un tornillo hasta la línea de ensamblaje, la mayoría de los procesos están automatizados. La automatización es omnipresente, con miles de automóviles fabricados cada día.

Esto era impensable hace tan solo unas décadas, y todas las tareas debían realizarse manualmente. En aquella época, la invención del ensamblaje propició un crecimiento exponencial en el sector automovilístico.

Mientras que los fabricantes de automóviles estadounidenses estaban en auge, Japón tuvo que afrontar sus propios desafíos. Los estragos de la Segunda Guerra Mundial y problemas como la escasez de mano de obra cualificada, la falta de recursos y la escasez de tierras dificultaron aún más la situación para los japoneses.

A pesar de todos estos problemas, la industria automotriz japonesa estaba en auge. Esto se debe a la excelencia manufacturera de Japón; su producción era tan eficiente que superó a las compañías automovilísticas estadounidenses en ventas en tan solo unas décadas.

Toyota ideó un método para contrarrestar todos estos problemas, conocido como TPS (Sistema de Producción Toyota), es decir, el sistema de producción JIT (Justo a Tiempo). La idea principal era producir solo cuando fuera necesario, eliminando así el problema del exceso de inventario.

Kanban era una pequeña parte del sistema JIT, pero tenía algunas ventajas significativas que llevaron a su éxito en muchas industrias en años posteriores.

Kanban significa literalmente "tablero publicitario", y la idea detrás de Kanban era mejorar la comunicación entre los trabajadores de la fábrica para lograr un flujo de trabajo fluido. Las señales visuales son la base del sistema Kanban. Vemos señales visuales por todas partes, desde señales de tráfico hasta instrucciones en los paquetes de alimentos.

En comparación con el texto escrito, las imágenes son procesadas fácilmente por nuestro cerebro. Por eso, Kanban las aprovecha al máximo.

Pero ¿qué significa realmente Kanban? Entender el significado de la palabra y comprender el concepto son dos cosas diferentes.

Para comprender el concepto que hay detrás del sistema Kanban, tendremos que analizar una serie de preguntas. 

¿Alguna vez has sentido que las tareas asignadas a tu equipo no se completan a tiempo? Pero no logras identificar el problema. Incluso en las tareas que se entregan dentro del plazo, reina el caos. Esto sucede con la mayoría de los equipos.

Si lo analizas detenidamente, empezarás a ver dos problemas fundamentales.

• Falta de comunicación.
• Cuellos de botella en el sistema.

La mayoría de los aspectos de Kanban intentan abordar estos problemas.

Por lo tanto, la respuesta a la falta de comunicación son las tarjetas Kanban.

Tarjetas Kanban:

Cada tarea asignada se escribe en una tarjeta con un código de color. También incluye una descripción detallada y las instrucciones para realizarla. Luego, las tarjetas se colocan en una pizarra electrónica o una pizarra blanca.

La pizarra blanca tiene tres secciones (que pueden variar según las tareas): Pendiente, En curso, Hecho.

Las tarjetas Kanban se organizan según su prioridad, colocando las de mayor prioridad en la parte superior, y a medida que descendemos en la lista, la prioridad disminuye.

El segundo problema son los cuellos de botella del sistema. ¿Qué significa esto?

La acumulación de trabajo es un ejemplo perfecto de cuellos de botella en su sistema. Ralentiza a todo el equipo y puede provocar el incumplimiento de los plazos de entrega.

Observa el gráfico a continuación; podrás ver la ralentización del trabajo en puntos específicos. Estos son los cuellos de botella del sistema.

Spotify:

Seguro que has oído hablar de Spotify; ¿quién no? Es una de las principales plataformas de música en streaming del mundo. Lo que quizás desconozcas es que Spotify ha implementado Kanban en su departamento de operaciones.

Spotify crecía a un ritmo mucho más rápido del que la empresa podía absorber. Tuvieron que encontrar una solución para gestionar el exceso de trabajo. El flujo constante de trabajo de múltiples departamentos representaba un gran problema, y ​​el equipo de Spotify no era consciente de la magnitud de la carga.

Cuando introdujeron Kanban en su sistema, la comunicación mejoró drásticamente y los plazos de entrega se redujeron.

Corbis:

Corbis es la segunda empresa de fotografía de archivo más grande del mundo y ha implementado Kanban en su sistema, encontrándolo muy útil. Al principio, les resultó difícil implementar Kanban, pero con el tiempo se familiarizaron con su uso y lo hicieron más eficientes.

Intentemos entenderlo con un ejemplo,

Imagina que tienes 100 cajas de mercancía para enviar diariamente desde tu almacén. Tras la llegada del envío desde la fábrica, debes separar las cajas y distribuirlas a sus respectivas direcciones.

Al intentar implementar Kanban, debemos seguir estas pautas básicas. Usaremos este ejemplo para comprender mejor el proceso.

1. Visualiza el flujo de trabajo:

El primer paso para implementar Kanban en tu sistema es visualizar el flujo de trabajo. Esto se logra clasificando todas las tareas en tres categorías: pendientes, en progreso y terminadas. 

Para ello, puedes utilizar una pizarra física con notas adhesivas o pizarras electrónicas.

Ejemplo:-

En cuanto las cajas lleguen a las instalaciones de almacenamiento, podrías clasificarlas en tres secciones:

• Tareas pendientes : Cajas que deben enviarse.
• En proceso : Cajas que están siendo inspeccionadas y en proceso de etiquetado.
• Listo : cajas cargadas y enviadas.

2. Limitar el trabajo en curso.

Una idea muy básica que hemos escuchado de nuestros padres desde la infancia es la de terminar la tarea que tenemos entre manos y luego emprender otra. 

La idea es la misma: completar las tareas pendientes y luego asumir trabajo adicional.

Se establece un límite en cada columna, el cual se decide en función de los datos históricos

Ejemplo:-                                                                                       

Las cajas con la etiqueta "En proceso" deben ser inspeccionadas, etiquetadas y enviadas para su carga. Si la persona encargada se centra únicamente en la inspección e ignora el etiquetado y la carga de las cajas, estas se irán acumulando sin supervisión.

Si ve una pila de cajas al final de la cinta transportadora, sabrá que hay problemas con el sistema de clasificación actual; para solucionar estos problemas, es fundamental gestionar el flujo de trabajo.

3. Garantizar un flujo de trabajo fluido:

Tras la implementación de los dos primeros pasos, obtendrá uno de los dos resultados siguientes:

• Flujo de trabajo fluido. Esto demuestra que su proceso de trabajo es lo suficientemente eficiente como para sacar el máximo provecho de sus recursos.
• Acumulación de trabajo. En general, esto es lo más probable. 

Ahora ya conoces las deficiencias de tu proceso de trabajo y puedes empezar a solucionarlas.

En el ejemplo anterior, para solucionar el problema de la acumulación de cajas, se puede contratar más personal para que se encargue del etiquetado y la carga. Esto resolverá el problema de la acumulación de trabajo y, además, agilizará el proceso.

4. Políticas de procesos claras y detalladas:

Las directrices para completar una tarea deben ser precisas y claras. Esto facilita que los empleados comprendan sus funciones. Según la complejidad de los proyectos, el tablero Kanban puede incluir una palabra o una serie de instrucciones.

Siguiendo con el ejemplo, las instrucciones para la inspección y el etiquetado de las cajas deben ser claras y fáciles de entender. Esto facilita que los empleados comprendan su tarea y reduce el tiempo promedio para completarla.

5. Implementar bucles de retroalimentación.

La retroalimentación te ayuda a evaluar la eficiencia de tu proceso comparando el resultado con la entrada. Si implementas un sistema de retroalimentación después de cada etapa del proceso, te resultará más fácil identificar los problemas.

Kanban presenta ventajas en comparación con otros métodos. Esta es la razón de su amplia adopción en múltiples sectores.

1. Kanban se puede implementar gradualmente en el sistema al ritmo que usted y su equipo consideren adecuado. Puede comenzar con tableros Kanban y, después de un tiempo, implementar límites de trabajo en curso (WIP).
2. Se trata de un sistema de optimización de procesos de trabajo que puede implementarse sobre cualquier sistema de gestión.
3. Es fácil de entender gracias a sus señales visuales y solo hay que seguir unas pautas básicas.

Kanban y la teoría de las restricciones son muy similares entre sí en muchos aspectos. A menudo, la gente confunde ambas.

El objetivo de la Teoría de las Restricciones es minimizar las limitaciones de un sistema para obtener una mayor productividad. Por otro lado, Kanban se centra en la optimización del flujo de trabajo para garantizar un flujo de trabajo fluido.

Las principales diferencias entre Kanban y la Teoría de las Restricciones son:.

• La teoría de las restricciones se centra en identificar las limitaciones del sistema y mejorarlas hasta eliminarlas por completo. Kanban, por otro lado, establece límites de trabajo en curso (WIP) para garantizar un flujo de trabajo fluido.
• TOC utiliza búferes, mientras que Kanban utiliza colas.

Ambos métodos pueden utilizarse simultáneamente para optimizar aún más el sistema y lograr una mayor eficiencia.

Kanban es una excelente herramienta que se utiliza en diversos sectores. Permite mejorar el flujo de trabajo mediante una optimización minuciosa. Además, ayuda a identificar y solucionar los problemas del sistema actual.