Wissensbasis

Die meilensteinbasierte Abrechnung ist das in Unternehmen übliche Abrechnungsmodell mit den projektgetriebenen Umsätzen. Diese Art der Abrechnung erfolgt typischerweise erst, wenn bestimmte Projektmeilensteine erreicht sind. Die Verfolgung der Meilensteine mit dem Projekt-Gantt-Diagramm macht es ebenso einfach, die Rechnungen für das Projekt zu verfolgen, wie die tatsächlich lieferbaren Meilensteine des Projekts.

Alternativ können Sie, je nachdem, wie die Zahlungsmeilensteine für Ihre Projekte strukturiert sind, Ihren Kunden unabhängig vom Projektfortschritt zu bestimmten Terminen Rechnungen stellen. Auch dies kann mit den in diesem Handbuch vorgeschlagenen meilensteinbasierten Abrechnungsverfahren erreicht werden.

Während Celoxis nicht die Out-of-the-box-Methode für die meilensteinbasierte Abrechnung bietet, die Flexibilität der Celoxis Die benutzerdefinierten Felder erlauben Ihnen, Ihre Abrechnungszyklen mit Leichtigkeit zu verfolgen, sobald die richtigen Felder definiert sind. Am Ende dieses Handbuchs erfahren Sie, wie Sie

• Verwenden Sie die benutzerdefinierten Felder zur Definition von Fakturierungsmeilensteinen
• Verwendung von Rechnungsberichten zur Verfolgung der Projektabrechnung

Benutzerdefinierte Felder für die Rechnungsstellung

In diesem Szenario wird das Versenden einer Rechnung an den Kunden zu einer der Aufgaben im Projektplan. Mit Hilfe von Celoxisbenutzerdefinierten Feldern werden wir einige zusätzliche Attribute erstellen, die es Ihnen ermöglichen, eine spezielle Art von Aufgabe - eine Rechnungsaufgabe - festzulegen. Sie können benutzerdefinierte Felder unter Verwaltung ▸ Kontoverwaltung ▸ Benutzerdefinierte Felder ▸ Hinzufügen ▸ type of field.

Benutzerdefinierte Felder auf der Administrationsseite

Während die einzigartigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens einen anderen Satz von Attributen erfordern, ist hier die am häufigsten zu berücksichtigende Aufgabe:

1. Aufgabe Typ

• Name: Aufgabe Typ
• Tippen Sie: Einzelauswahl Drop Down
• Drop-Down-Optionen:
• Rechnung
• Erforderliches finanzielles Privileg zur Ansicht: Ja
• Erforderlich? Nein
• Formel Schlüssel: task_type
• Angehängt an: Aufgabe
• Rational: Eventuell können Sie sich für andere spezielle Aufgabentypen entscheiden, weshalb die Einzelauswahl empfohlen wird.

Dies geschieht im Abschnitt "Timesheet" auf der Seite "Administration". Um auf diese Einstellungen zugreifen zu können, müssen Sie die Administrationsrechte besitzen. Wählen Sie das entsprechende Abrechnungsmodell aus, um die Einstellungen für das gesamte System sofort zu beeinflussen.

Das Abrechnungsmodell des Unternehmens

Im nutzerbasierten Modell werden für jeden abrechenbaren Nutzer im System separate Verrechnungssätze hinzugefügt. Die Tarife werden dann in die tatsächlichen und geschätzten Rechnungsbeträge für die Projekte einbezogen.

Um den Standard-Abrechnungssatz für einen Benutzer bereitzustellen, öffnen Sie die Einstellungen des Benutzers und geben Sie den gewünschten Stundenbetrag im Feld "Rechnung" des Abschnitts "Standardtarife ($/Stunde)" auf der Registerkarte "Basis" ein

Benutzerberechnungssatz

Für jeden Benutzer im System können Sie einen Vorschlags-/Firmenabrechnungssatz haben, der automatisch für jedes Projekt gilt. Gleichzeitig können Sie die Tarife für jeden beliebigen Benutzer in jedem beliebigen Projekt überschreiben. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Andere Szenarien und häufig gestellte Fragen.

Der Abrechnungsbetrag für dieses Modell wird berechnet, indem die Anzahl der abrechenbaren Stunden, die jeder Benutzer in die Arbeitszeitkontrollliste des Projekts eingegeben hat, mit dem Abrechnungssatz des Benutzers multipliziert wird.

Um den Standardabrechnungssatz für den Zeitcode anzugeben, navigieren Sie zur Seite "Administration" (Sie müssen über die Admin-Rechte verfügen) und folgen Sie dem Link "Time Codes" im Abschnitt "Timesheet". Geben Sie den gewünschten Stundensatzbetrag in das Feld Rechnung ein. Beachten Sie, dass das Feld "Rechnung" nur verfügbar ist, wenn das Abrechnungsmodell des Unternehmens auf Zeitcode-basiert eingestellt ist.

Timecode-Abrechnungssatz

Einrichten der Abrechnungsart des Projekts

Celoxis ermöglicht Ihnen die Flexibilität, für jedes Projekt einen Festpreis oder eine stündliche Abrechnungsart festzulegen.

Einrichten der Abrechnung für die Festpreisprojekte

Bei der Fakturaart Festpreis werden die von Ihnen übernommenen und abgerechneten Leistungen zu einem festen, vordefinierten Preis abgerechnet.

Um das Projekt auf den Typ Festpreis einzustellen, navigieren Sie im Dialogfeld Projekt hinzufügen/bearbeiten auf der Registerkarte Erweitert zum Abschnitt Finanzen. Beachten Sie, dass die verschiedenen Abrechnungsmodelle nur für die Kundenprojekte zur Verfügung stehen. Für die Projekte, bei denen der Kunde nicht angegeben wird, bleibt das Feld Billing Model ausgeblendet.

Wenn Sie die Option Festpreis aus der Dropdown-Liste Rechnungsmodell auswählen, wird das neue Feld Festpreis geöffnet, in das Sie den Betrag eingeben können, den Sie für die Rechnungsstellung planen.

Wenn Sie sich für diesen Typ entscheiden, ist die Option 'abrechenbar' für Spesen und Zeiteinträge im Projekt standardmäßig nicht aktiviert.

Abrechnungsart des Projekts

Wie die Tarife für Stundenprojekte funktionieren

Wenn Sie in der Dropdown-Liste Abrechnungsmodell die Option Stündlich wählen, werden die Abrechnungsbeträge aus den Stunden berechnet, die die Benutzer in ihren Stundenzetteln anmelden. Der Abrechnungstarif jedes Benutzers wird entweder aus den Einstellungen des Benutzers oder aus dem Zeitcode entnommen, je nach dem Abrechnungsmodell des Unternehmens.

Bei dieser Abrechnungsart wird standardmäßig die Option 'Fakturierbar' für Spesen und Zeiteinträge im Projekt automatisch aktiviert.

Verfolgung der tatsächlichen Rechnungsbeträge

Mit den eingestellten Verrechnungssätzen wird mit dieser Formel, die sowohl die Arbeits- als auch die Materialstückliste berücksichtigt, der tatsächliche abrechenbare Betrag für jede Aufgabe berechnet:

Amount (Act, Billable) of a task = Hours (Act, Billable) × Bill rate + Approved and Billable expenses on the task

Betrag (Act, Billable) des Projekts wird aus der Summe der Beträge der Top-Aufgaben des Projekts berechnet. Abhängig vom Abrechnungsmodell der Organisation werden die Tarife entweder aus dem Rechnungstarif des Benutzers oder aus den Zeitcodes, die auf dem Stundenzettel kommissioniert wurden, berechnet.

Spalte Time Code auf dem Stundenzettel

Dialog Spesen

Wenn z.B. eine Ressource, die mit dem Fakturierungssatz von $30phr arbeitet, 10 fakturierbare Stunden für einen Vorgang gemeldet hat und der Projektleiter den fakturierbaren Materialaufwand von $1000,00 für denselben Vorgang genehmigt, wird der Betrag (Act, Billable) für diesen Vorgang wie folgt berechnet:

Amount (Act, Billable) = 10hrs × $30phr + $1000 = $1300.00

Celoxis bietet einen weiteren nützlichen Indikator, der den geschätzten abrechenbaren Betrag für den gesamten Arbeitsaufwand des Projekts erfasst. Der Betrag (Est, Billable) wird mit einer ähnlichen Formel berechnet, als das Summenprodukt aus dem Verrechnungssatz des Benutzers und den geschätzten Stunden für diese Aufgabe.

Der Betrag (Est, Billable) des Projekts wird aus der Summe der Beträge der Top-Tasks des Projekts berechnet.

Spalten für die Projektabrechnung mit Anzeige der geschätzten gegenüber den tatsächlichen Werten

Beachten Sie, dass der Betrag (Est, Billable) nur dann verfügbar ist und berechnet wird, wenn das nutzerbasierte Abrechnungsmodell verwendet wird. Außerdem entspricht bei der benutzerbezogenen Fakturierung, wenn die Fakturierungsart des Projekts Festpreis ist, die geschätzte Fakturierung für das Projekt dem festgelegten Festpreis und liefert daher keine geschätzten Fakturawerte auf Vorgangsebene.

Bei der zeitcodebasierten Abrechnung kann die geschätzte Abrechnung nicht berechnet werden, daher ist die Spalte Betrag (Est, Billable) nicht verfügbar.

Celoxis Außerdem können Sie die Zeiteinträge und Ausgaben, die in Rechnung gestellt wurden, verfolgen. Der Rechnungsstatus der Positionen für eine bestimmte Aufgabe kann im Dialog Aufgabendetails angezeigt werden.

Aufwand Fakturierung Status

Auf der Organisationsebene können Sie auch einen projektübergreifenden Bericht erstellen, der pro Projekt angezeigt wird:

• Betrag (Aufwand, in Rechnung gestellt)
• Betrag (Zeit, Rechnung)
• Stunden (in Rechnung gestellt)

Spalten mit Bezug zum Rechnungsbetrag

Projektübergreifende Berichte für Manager und Führungskräfte

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die hilfreichen und einfach zu erstellenden Berichte, die Sie zusätzlich über wichtige Abrechnungskennzahlen informieren können. Jeder Bericht kann einfach konfiguriert, gruppiert, geordnet oder in ein visuelles Diagramm nach Ihren Wünschen umgewandelt werden.

Abrechenbare Kosten über alle Projekte

Projektübergreifender Abrechnungsbericht, einschließlich des Rechnungsbetrags

Zusammenfassender Bericht zur projektübergreifenden Abrechnung

Org-Mix aus Stunden- vs. Festpreisprojekten

Andere Szenarien und häufig gestellte Fragen

1. Was passiert, wenn ich das Abrechnungsmodell des Unternehmens ändere?

   Dies ist ein wichtiger Schritt, der sich sowohl auf die laufenden Projekte als auch auf die sichtbare Spalte der Finanzberichte auswirken kann. Die vollständige Liste der möglichen Auswirkungen entnehmen Sie bitte dem Artikel Wechsel zwischen den Abrechnungsmodellen.

2. Warum gibt es die "Keine" Optionen für die Abrechnungsmodelle des Unternehmens und der Projekte?

   Das Abrechnungsmodell des Unternehmens sollte auf Keine gesetzt werden, wenn Ihr Unternehmen keine Abrechnungen durchführt oder wenn Sie aus irgendeinem Grund Ihre Abrechnungen nicht in Celoxis.
   Die Einstellung der Fakturaart auf Projektebene auf Keine bedeutet, daß für dieses spezielle Projekt keine Fakturierung erfolgt. Dies ist hilfreich für interne Projekte, Proof of Concept oder Pro-Bono Initiativen.

3. Für bestimmte Projekte haben wir unterschiedliche Verrechnungssätze. Wie kann ich das erreichen?

   Die projektspezifischen Verrechnungssätze können Sie für jeden Benutzer und für jedes Projekt über die Funktion Mehr >> Verrechnungssatz festlegen. Wenn der Abrechnungssatz des Benutzers nicht für das Projekt festgelegt ist, wird er standardmäßig auf den im Dialog Benutzer bearbeiten eingestellten Satz gesetzt.

4. Was passiert, wenn es eine Anpassung des Verrechnungssatzes an die Nutzer mit laufenden Projekten gibt?

   Der tatsächliche Rechnungsbetrag für die bereits geleistete Arbeit wird zum vorherigen Satz berechnet. Der Betrag aller zukünftigen Arbeiten wird mit dem neuen Tarif berechnet. Wenn Sie Einträge gespeichert haben und sich der Tarif vor der Übertragung der Einträge geändert hat, wird der neue Tarif bei der Übertragung und Genehmigung der Einträge verwendet.

5. Was passiert, wenn bei laufenden Projekten eine Anpassung der Zeitcodes an den Rechnungsbetrag erfolgt?

   Ähnlich wie bei den Abrechnungssätzen der Nutzer wird die Abrechnung der bereits geleisteten Arbeit zum bisherigen Tarif berechnet. Die Abrechnung aller zukünftigen Arbeiten (einschließlich der gespeicherten Zeiteinträge) wird mit dem neuen Tarif berechnet.

6. Warum werden einige der Zeiteinträge und Auslagen automatisch als abrechenbar markiert, andere hingegen nicht?

   Wann immer neue Zeiteinträge oder Spesen zu den Projekten hinzugefügt werden, können diese als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert werden. Das Projektabrechnungsmodell bestimmt das Standardverhalten für die abrechenbaren Ankreuzfelder.
   

   • Festpreismodell - abrechenbar ist standardmäßig nicht angekreuzt
   • Stundenmodell - abrechenbar wird standardmäßig geprüft
   
   Dieses Standardverhalten berücksichtigt, dass beim Stundenmodell die Stunden verfolgt werden müssen, um die richtigen Kundenrechnungen zu erstellen, während beim Festpreismodell die Abrechnung auf dem Festpreis basiert, aber nicht durch den tatsächlichen Aufwand der Projektressourcen beeinflusst wird.

7. Meine Projekte sind Festpreisprojekte. Wie kann ich Meilensteinzahlungen verfolgen?

   Bitte beachten Sie die ausführliche Anleitung zur Meilenstein-basierten Abrechnung.

8. Bieten Sie eine Integration mit einer Buchhaltungssoftware an?

   Ja, Celoxishat eine Out-of-the-Box-Integration mit QuickBooks Online für die Verwaltung und Erfassung von Rechnungen. Hier ist der Link zu einem kurzen Video.

Fazit/Endpunkte

Wie bei jeder Art von Daten ist die Abrechnung in Celoxis hängt von der Genauigkeit und Gründlichkeit der Eingaben der Projektmanager, Administratoren und anderer Benutzer ab. Bitte nehmen Sie sich Zeit, um die Parameter der Celoxis Implementierung, bevor das System in der Organisation eingesetzt wird, um das für Ihr Unternehmen optimale Abrechnungsmodell zu finden. Stellen Sie bitte auch sicher, dass Ihre Projektleiter die Unterschiede zwischen den Projektabrechnungsmodellen kennen und für jedes Projekt das richtige Modell verwenden. Ermutigen Sie schließlich Ihre Projektmanager, ein Auge auf die Benutzer und die Verrechnungssätze der Timecodes zu werfen, um sicherzustellen, dass die genauen Abrechnungsdaten über alle Projekte im System vorhanden sind.

Die folgenden Ein- und Ausgabefelder sind in der Out-of-the-Box-Konfiguration von vorhanden, Celoxisum Ihnen bei der tagesaktuellen Abrechnung zu helfen