38%

Erhöhte Managerproduktivität

$784K

Jährliche Kosteneinsparungen

100%

Benutzer Adoption

Verbinden Assist

Über Connect Assist


Connect Assist ist eine in Südwales, Großbritannien, ansässige Organisation, die spezielle Helplines, digitale Dienste und Beratungsdienste für Wohltätigkeitsorganisationen, den dritten Sektor und den öffentlichen Sektor anbietet.

Seit 2006 hat das Unternehmen einen bedeutenden Beitrag zur lokalen Gemeinschaft geleistet und dazu beigetragen, das Leben der Menschen nachhaltig positiv zu verändern.

Ihre Herausforderungen


Zuvor Celoxisverwendete Connect Assist Microsoft Project und Trello für die Verwaltung ihrer gesamten Projektabwicklung. Microsoft Project, ließ sich nicht gut in Trello integrieren und ermöglichte keine einfache gemeinsame Nutzung von Projektplänen durch ihre Teams. Als das Kundenwachstum rasch zu wachsen begann, wurden Aufgabenvolumen und Transparenz zu ihrer größten Herausforderung, da es immer schwieriger wurde, Fristen einzuhalten, Fortschritte zu verfolgen und über eine Reihe von Plattformen zu kommunizieren.

Zu ihren wichtigsten Herausforderungen gehörten:


Schlechtes Aufgabenmanagement

Die Teams hatten keine effektive Möglichkeit, zu wissen, was auf ihrem Teller steht und den Arbeitsfortschritt zu aktualisieren. Und wegen des Umfangs der Projekte konnten sie nicht so viel Zeit für die hochwertigen und wichtigen Projekte aufwenden. Die Qualität der Arbeit begann wegen des schlechten Aufgabenmanagements zu leiden.

Versäumte Termine

Die Verwendung unterschiedlicher Instrumente erschwerte es, die richtigen Daten zu finden und die verschiedenen Interessengruppen über die Projekte auf dem Laufenden zu halten. Sie hatten keine Möglichkeit, Berichte zu erstellen, also gab es keine Möglichkeit zu erfahren, wie viele Projekte sie durchführten, wer sie durchführte und wie weit sie vorangeschritten waren. Das Fehlen eines umfassenden Ansatzes für das Projektmanagement führte zu einem großen Mangel an Transparenz des Projektstatus, was zu häufigen Fehlern und verpassten Lieferterminen führte.

Ressourcen-Verfolgung

Auch die Ressourcen waren schwer zu verfolgen. Die Manager hatten keinen Einblick in die Ressourcenauslastung. Sie konnten einfach nicht sehen, wo die Ressourcen zugewiesen wurden und wo sie gebunden werden mussten. Da die Projekte und Aufgaben kaum oder gar nicht sichtbar waren, wurden Ressourcen verschwendet und die Anstrengungen häufig doppelt so hoch wie bisher. Dies war sehr zeitaufwendig und die Produktivität begann zu sinken.

Problemverfolgung

Bei Helpline- und CRM-Projekten war ein effektives System zur Problemverfolgung entscheidend. Aber weder Trello Microsoft Projectnoch Trello war in der Lage, den Connect Assist Teams bei der Überwachung und Verfolgung von Problemen an einem Ort zu helfen. Sie konnten die von ihren Teams und Kunden gemeldeten Probleme einfach nicht verfolgen und verwalten. Die Kommunikation über eine Reihe verschiedener Tabellenkalkulationen, E-Mails und andere Plattformen machte es noch schlimmer. Das Gefühl für die Dringlichkeit der Probleme ging verloren, und die Übergangsprobleme zwischen verschiedenen Teams wurden zu einem Albtraum.

WarumCeloxis?

Als Connect Assist nach einem umfassenderen Projektmanagement-Tool suchte, suchten sie vor allem nach einem Cloud-basierten Mehrbenutzersystem, das die Verwaltung ihrer Projekte, Ressourcen und projektbezogenen Angelegenheiten vereinfachen würde. Sie wollten das Tool auch, um ihren verschiedenen Interessengruppen die Möglichkeit zu geben, sich einzuloggen und den Projektfortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Bei der Auswertung Celoxis im Vergleich zu einigen anderen auf dem Markt erhältlichen Tools, die Funktionalität, die Celoxis an den Tisch gebracht wurde, war der größte Gewinner, kein anderes Werkzeug konkurrierte wirklich mit den Fähigkeiten, die Celoxis angeboten.

Sie wählten Celoxisaus folgenden Gründen aus:

  1. Celoxis war eine Cloud- und Web-basierte Lösung, die alle ihre Projektdaten sicher unterbringen konnte.
  2. Mit Celoxis, hatten sie einen zentralen Ort für alle Beteiligten und Teams, um zu kommunizieren, den Zeitplan auszuarbeiten und Probleme gemeinsam anzugehen.
  3. Celoxis half ihnen, Prioritäten zu setzen, was wichtig ist, und ermöglichte es ihren Teams, Zeit zu verbringen, wo es nötig ist.
  4. Celoxis verfügte über alle Funktionen, die Connect Assist suchte - interaktives Gantt, ein Ressourcenauslastungsdiagramm, wöchentliche Stundenzettel, Problemverfolgung, Aktualisierungen des Aufgabenfortschritts, Datei-Uploads und gemeinsame Nutzung von Projektplänen.
  5. Celoxis Außerdem konnte sich das Team von langwierigen, doppelten Aufgaben entlasten und mehr Zeit für seine eigentlichen Projektaktivitäten und Ergebnisse aufwenden.
  6. Mit Hilfe Celoxiseiner "robusten Infrastruktur für die Berichterstattung waren sie in der Lage, über die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit genau zu berichten, um Effizienz und Marge zu messen.
  7. Celoxis war zu einem wettbewerbsfähigen Preis für alle Fähigkeiten und die Flexibilität, die es bot.

Ein Zitat aus dem Interview


“Celoxis ist ein großartiges, voll funktionsfähiges Projekt- und Ressourcenmanagement sowie ein Tool zur Problemverfolgung. Wir verwenden Celoxis für fast jeden Aspekt unserer täglichen Arbeit. Celoxis ist zu einer Lebensader für unser Unternehmen geworden".

Stephen Pickett

- Stephen Pickett, Direktor für professionelle Dienstleistungen, Connect Assist

Zitat

Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen


Ohne Celoxis, waren die Teams von Connect Assist wirklich gefordert, um sicherzustellen, dass ihre Projekte ihre Fristen einhalten.

Insbesondere Celoxishalf ihnen dabei:

  1. Ermöglichung der Beteiligung interner Interessenvertreter, die den Projektfortschritt einsehen und etwaige Risiken überwachen können.
  2. Den Kunden den Zugang zu einem kostenlosen Kundenportal zu ermöglichen, wo sie in Echtzeit über ihre Projekte informiert werden und mit den Projektteams zusammenarbeiten können.
  3. Ermöglicht es Führungskräften, die für Kundenprojekte aufgewendete Zeit zu verfolgen und die Ressourceneffizienz und die Projektmargen zu messen.
  4. Effektive Ressourcenplanung auf der Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit.
  5. Verwendung von Ausgaben, um den Überblick über die Projektkosten im Zusammenhang mit Ausrüstungen, Rechts- und anderen reisebezogenen Ausgaben zu behalten.
  6. Das visuell interaktive Gantt-Diagramm, das automatisch den Zeitplan des Projekts behandelt und realistische Projektabschlussdaten angibt.
  7. Die wöchentlichen Stundenzettel und Zeitmesser, die es ihren Teams ermöglichten, die Zeit genau zu verfolgen.
  8. Integriertes Issue-Tracking-System, das es ihnen ermöglicht, Probleme während des gesamten Entwicklungsprozesses zu erfassen, zu verfolgen und zu lösen. Diese einzige Quelle der Wahrheit für alle Arten von Problemen half ihren Teams bei der Priorisierung der Ziele im Hinblick auf das große Ganze, während sie ihren Kunden kontinuierlich einen Mehrwert bieten konnten.
  9. Die Abschaffung mehrerer Plattformen und die Verwendung eines einzigen Systems zur Verwaltung aller ihrer Projektmanagementaktivitäten und -prozesse.

Was ihnen gefälltCeloxis?


Mit CeloxisConnect Assist wurde ein robustes und umfassendes System gefunden, das es ihnen ermöglichen würde, die Projekteffizienz zu steigern und ihre gesamte Wertschöpfungskette zu optimieren. Außerdem war der Einstieg leicht, einfach zu bedienen und kostengünstig, was es zu einer risikoarmen Investition macht.

Zu den wichtigsten CeloxisFunktionen, die Connect Assist nutzt, gehören


Deadline-Warnungen

Mit Terminwarnungen und anderen Indikatoren für den Gesundheitszustand des Zeitplans können die Manager sicherstellen, dass die Projekte pünktlich geliefert werden.

Ressourcenauslastungstabelle

Das projektübergreifende Ressourcenauslastungsdiagramm ermöglicht es den Managern, Ressourcenengpässe zu identifizieren und schnell zu sehen, wie viel Arbeit jedes Teammitglied hat und wie viel Kapazität es für zusätzliche Arbeit aufbringen muss.

Kostenloses Kundenportal

Das kostenlose Kundenportal ermöglicht es ihren Kunden, sich einzuloggen und den Projektstatus in Echtzeit einzusehen und auch mit den Teams zusammenzuarbeiten.

Gemeinsame Gantt-Berichte

Manager können problemlos Projektzeitpläne und Momentaufnahmen erstellen und mit ihren Führungskräften und Kunden austauschen.

Zusammenarbeit im Team

Mit Hilfe von Projektbesprechungen, Aufgabenkommentaren und der In-App-Benachrichtigungszentrale wird es einfach, sich über den aktuellen Stand der Dinge auf dem Laufenden zu halten und die Teams über ihre Fortschritte zu informieren. Mit Hilfe von @mention-Kommentaren können sie auch ihre Gespräche konzentriert halten.

Wöchentliche Zeitblätter und Timer

Celoxis macht die Zeiterfassung für ihre Teams mit integrierten Zeitmessern und Zeiterfassungslisten einfach.

Aktualisierung des Aufgabenfortschritts per E-Mail

Teams können den Aufgabenfortschritt direkt aus ihren E-Mails heraus aktualisieren, ohne sich in die Anwendung einzuloggen. Das macht die Dinge für die Teammitglieder sehr effizient und eliminiert vergeudete, unproduktive Zeit.

Ausgaben-Management

Das integrierte Spesenmodul macht es einfach, abrechenbare und nicht abrechenbare Kosten mit Einzelpostenausgaben zu verfolgen.

Gemeinsame Nutzung von Dateien

Teams können Projektdateien einfach hochladen oder Live-Dokumente von Google Drive direkt mit ihren Aufgaben und Projekten verknüpfen.

Problemverfolgung

Connect Assist verwendet die sofort einsatzbereite Problemverfolgungs-App zur Verfolgung und Verwaltung all ihrer Projektprobleme. Dadurch erhalten ihre Teams eine einheitliche Sicht auf alle Fragen und stellen sicher, dass sie zuerst an den Themen mit der höchsten Priorität arbeiten.

Die Ergebnisse

Der Wert, den das CeloxisUnternehmen bot, war sofort erkennbar, insbesondere für das obere Management. So erhielten sie einen unmittelbaren Überblick über alle anstehenden Projekte, die verfügbaren Ressourcen und einen Überblick über den Status aller Projekte und den Ort, an dem die Menschen ihre Zeit verbringen. Die Projektvoranschläge haben sich stark verbessert, was angesichts der bisherigen Erfolge ziemlich beeindruckend war.

Einige Schlüsselergebnisse sind enthalten:


Erhebliche Zeitersparnis

Die Manager bei Connect Assist verbringen nicht annähernd so viel Zeit damit, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, den Status von Projekten zu bestimmen und Berichte der Geschäftsführung vorzubereiten. Durch ihren Einsatz Celoxiskönnen sie den manuellen Aufwand um fast 38% reduzieren, so dass sie mehr Zeit haben, sich auf die Durchführung ihres Projekts zu konzentrieren.

Schnellere Projektabwicklung

Durch die Einführung von Connect Assist Celoxiserhielten sie sofort und in Echtzeit Einblick in ihre Projektprioritäten, Probleme und Termine. Das Endergebnis ist, dass die Projekte schneller geliefert werden, mit weniger Annahmen und besseren Schätzungen für ähnliche Aufgaben in der Zukunft.

Kosteneinsparungen

Durch die Einführung Celoxisvon Connect Assist konnten fast 15 Stunden pro Manager pro Woche eingespart werden, was zu jährlichen Kosteneinsparungen von 784.000 Dollar führte.

Starke Kapitalrendite

Celoxis gab Connect Assist ein umfassendes und robustes Projektmanagementsystem an die Hand, das die Effizienz in der Organisation sofort steigerte. Obwohl sie es nicht quantifizieren konnten, glauben sie, dass Celoxis liefert eine hohe Investitionsrentabilität.

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