15%

Erhöhte Managerproduktivität

70+%

Erhöhte Zeitersparnis für das Team

8-10%

Reduzierte Admin-Overheads

55+%

Geringere Lizenzkosten

Konsilium-Technologie

Über die Consilium Technologie


Consilium Technology mit Sitz in Adelaide, Südaustralien, entwickelt intelligente Maschinen, die die menschliche Wahrnehmung ergänzen, erweitern und ersetzen.

Consilium Technology ist ein Forschungsdienstleister, der sich auf maschinelles Lernen, Modellierung und Simulation, Datenanalyse, Mixed Reality und Humanwissenschaften spezialisiert hat.

Ihre Herausforderungen


Consilium Technology verwendete Replicon in Verbindung mit Microsoft Project für ihre Projektmanagement-Tätigkeiten. Ihre größte Herausforderung bei diesem Aufbau war, dass die 2 Systeme nicht miteinander kompatibel waren. Die Daten aus dem Online-Replicon-System mussten manuell in die Microsoft Project. "Unser großes Problem war die Tatsache, dass wir zwei Softwareprogramme verwenden mussten und es Unstimmigkeiten gab, weil eines davon eine manuelle Eingabe in Microsoft Project. Wenn Sie also eine Änderung im Online-System vorgenommen haben, mußten Sie die Änderung manuell in Microsoft Projectdie überall Fehler verursachte", erinnerte sich Rachael Crozier, die bei Consilium Technology für Administration & Digital Support zuständig ist. "Die andere Herausforderung, die wir hatten, war die Verwaltung unserer Ressourcen. Wir hatten nicht wirklich einen Indikator dafür, wie viel Leute arbeiten und ob wir sie über mehrere Projekte verteilt haben, weil das, was wir vorher benutzten, keine Klarheit zwischen den Projekten zuließ.

Zu den wichtigsten Herausforderungen, die Consilium Technology dazu veranlassten, nach einer umfassenden Projektmanagement-Software zu suchen, gehörten:


Null projektübergreifende Sichtbarkeit

Die Teams von Consilium Technology arbeiteten zu jeder Zeit in ca. 50 verschiedenen Projekten. DieMicrosoft Project Replicon-Kombination bot keine projektübergreifende Sichtbarkeit, was es extrem schwierig machte, ihre Projekte zu verwalten und termingerecht und unter dem Budget zu liefern.

Ungenaue & fehleranfällige Berichterstattung

Die Berichterstattung war äußerst unflexibel und begrenzt. Es war sehr schwer für die Manager, die Daten zu bekommen, die sie eigentlich für ihre Berichte wollten. Es erforderte auch eine Menge von Tabellenkalkulations-gesteuerte Datenmanipulation. Dies führte dazu, dass die richtigen Berichte nicht verfügbar waren oder verzögerte Berichte, was ihre Fähigkeit, Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten zu treffen, beeinträchtigte.

Verfolgen und Beheben von Ressourcenüberbelegung

Die Teamleiter hatten keinen Einblick, woran ihre Ressourcen arbeiteten und wie stark sie in den verschiedenen Projekten ausgelastet waren. Dies führte oft zu Überzuordnungsproblemen, weil die Leute an vielen verschiedenen Dingen gleichzeitig arbeiteten.

Schlechte Nachfragesteuerung

Consilium Technology hatte keine zentralisierte Aufnahme für neue Projekte auf der Grundlage der Ressourcenkapazität. Deshalb haben sie oft neue Projekte übernommen, ohne dass sie über die notwendige Manpower verfügen, um diese zu unterstützen.

System-Inkompatibilitäten

Die 2 Systeme, die Consilium Technology verwendete, waren nicht kompatibel und konnten nicht nahtlos integriert werden. Dies führte zu manuellen Dateneingaben und Datenduplikaten, was zu einem sehr ineffizienten und fehleranfälligen System für das Projektmanagement führte.

WarumCeloxis?

Celoxis sofort den Bedarf an mehreren Systemen eliminieren und alle ihre Projektdaten sicher an einem Ort aufbewahren können, um einen nahtlosen Zugang und Verfügbarkeit zu gewährleisten. "Berichterstattung in Celoxis war definitiv der große", rief Rachael aus und erinnerte sich an all die berichtenden Albträume, die sie mit ihren früheren Systemen hatten. Der andere Aspekt war die einfache Handhabung. “Celoxis sah für die Mitarbeiter recht benutzerfreundlich aus, weil ich als Administrator nicht viel sehen muss", erklärt Rachael.

Ihre Gründe für die Wahl Celoxiswaren:

  1. Celoxis war eine Cloud- und Web-basierte Lösung, die alle Projektdaten sicher unterbringen konnte und die Notwendigkeit mehrerer Systeme eliminierte.
  2. Celoxis war extrem flexibel und an ihre Bedürfnisse anpassbar. Sie konnten als Projektleiter leicht mit den Teamleitern jonglieren, ohne sich um mehrere Lizenzarten und Kosten zu kümmern.
  3. CeloxisDie leistungsstarke Reporting-Engine ermöglicht den Managern und Führungskräften von Consilium Technology eine umfassende Projektanalyse in Echtzeit.
  4. Die Celoxismobile Anwendung war eine ideale Ergänzung für ihre mobilen Teams, um unterwegs die Zeit zu verfolgen und den Fortschritt zu berichten.
  5. CeloxisDie Benutzeroberfläche war frisch, intuitiv und benutzerfreundlich und erforderte fast keine Vorlaufzeit für die Systemmigration und die Einarbeitung der Benutzer.
  6. Celoxis hatte eine flexible und webbasierte API, die notwendig war, um mit anderen Geschäftsplattformen, die Consilium Technology verwendete, zu integrieren.

Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen


Celoxis gab Rachael und dem Rest des Teams von Consilium Technology einen Grad an Sichtbarkeit und Einblick in ihre Projekte, der mit ihrer vorherigen Lösung nicht möglich war, und bot die Möglichkeit, eine Vielzahl von Ansichten zu filtern und eine Vielzahl von Echtzeit-Reports mit ihrem Programm-Manager und dem Führungsteam zu teilen. Die wichtigsten Geschäftsvorteile waren enthalten:

  1. Dadurch konnten die Teams flexibel in der Eigentümerschaft des Projekts sein, was für die Organisationsstruktur von Consilium Technology ideal war. "Eine wirklich tolle Sache an Celoxis ist die Tatsache, dass Sie normale Mitarbeiter hinzufügen können und ihnen die Rolle eines Projektmanagers für ein bestimmtes Projekt zuweisen können, was wirklich nützlich ist, da wir nur einen Programmmanager haben, aber innerhalb jedes Projekts gibt es eine Art Teamleiter. Es ist also sehr nützlich, dass Sie dem Teamleiter die Leitung des Projekts in Celoxis", fügte Rachael hinzu.
  2. Detailliertes und zeitnahes Reporting, um einen Überblick über alle wichtigen Projekte zu erhalten.
  3. Die Flexibilität der Berichterstattung und der CSV-Export hat es Managern ermöglicht, ihren Kunden Daten effizient zu präsentieren und ihnen eine klare Zusammenfassung ihrer Projekte zu liefern.
  4. Effektive Ressourcenkapazitätsplanung und Terminierung auf Basis der Ressourcenverfügbarkeit und -auslastung. "Überallokationen und Ressourcenengpässe gehören nun der Vergangenheit an", fügt Rachael hinzu, "mit Celoxis, konnten wir unsere eingehenden Projekte mit der bestehenden Ressourcenauslastung ausgleichen und Engpässe und Überallokationen eliminieren".
  5. Ermöglicht es Managern, abrechenbare und nicht abrechenbare Aktivitäten innerhalb eines Projekts zu erfassen und zu verfolgen.
  6. Frühwarnindikatoren und visuelle Hinweise auf den Gesundheitszustand eines Projekts, ohne auf jedes einzelne Projekt einzugehen.
  7. So können die Teammitglieder ihre Zeit, die sie für verschiedene Projekte aufgewendet haben, leicht nachvollziehen und Fehler mühelos korrigieren.
  8. Bringen Sie die Rechenschaftspflicht in ihre Finanz- und Lohnprozesse ein und stimmen Sie Rechnungen ab.
  9. Über anpassbare Dashboards konnten sich die Teams einloggen und einfach sehen, was für sie relevant ist, und die für sie relevanten Informationen an einem Ort aktualisieren. "Die Mitarbeiter haben dieses Niveau an Sichtbarkeit, das sie sehen können, wenn sie sich dem Ende nähern, und sie können die Fahne mit ihren Managern hissen, wenn ihnen die Stunden ausgehen. Es ist ein bisschen Selbstmanagement, anstatt dass die Projektmanager jeden Tag, Tag für Tag, überprüfen müssen, ob jemand dabei ist, überzugehen", sagte Rachael.
  10. Die CeloxisAPI half Consilium Technology, sich nahtlos in ihre HR- und anderen Geschäftssysteme zu integrieren. "Was wir getan haben, ist, dass wir automatisch alle Mitarbeiterausgänge aus unserem HR-System in Celoxis und in ihre Stundenzettel, so dass sie den Aufwand nicht duplizieren müssen und es die Gehaltsabrechnung für uns rationalisiert", fügte Rachael hinzu, "die API ermöglichte uns auch, sehr spezifische Daten für unsere Kunden herauszuziehen. Unsere Kunden, die aus dem Verteidigungsbereich kommen, benötigen bestimmte Stufen der Klassifizierung von Daten und Celoxis erlaubt uns genau das zu tun."
  11. Eliminierung mehrerer Plattformen, die ihre Projektmanagementaktivitäten nicht unterstützen konnten, und Verwendung eines einzigen Systems, um Transparenz und Verantwortlichkeit für alle ihre Projekte zu schaffen. "Das hat unseren Frust definitiv verringert und die Moral des Teams gestärkt", rief Rachael aus.

Was mögen sieCeloxis?


Consilium Technology wollte das Projektmanagement optimieren, das Reporting verbessern und die Teams in die Lage versetzen, schneller an ihren Projekten zu arbeiten.

Mit der Implementierung von Celoxis, kamen Projekte schnell zusammen, die Zusammenarbeit war einfach und erleichterte die Arbeit der Teams.

Die wichtigsten CeloxisMerkmale, die Consilium Technology nutzt, sind


Dashboards und Berichte

Berichte in Echtzeit gaben Einblick in alle wichtigen Projekte. Consilium Technology erstellt regelmäßig Projektstatus-, Stundenzettel und Ressourcenauslastungsberichte für ihre Führungskräfte und Gehaltsabrechnungsberichte für die Finanzteams. Dashboards halfen ihren Managern bei der Überwachung des Projektstatus und der Suche nach Arbeitsinformationen. "Dashboards und Berichte haben einen Großteil der ständigen Status-E-Mails und Teambesprechungen eliminiert", fügte Rachael hinzu.

Stundenzettel und Autofill

Das Setup für das Team war supereinfach. Klicken Sie einfach auf Add Timesheet, fügen Sie die Zeit hinzu, senden Sie es ab und fertig. Die automatische Erfüllung von Aufgaben in der Arbeitszeittabelle war ebenfalls eine große Zeitersparnis für das Team. "Es gibt keine Komplikationen, wenn sie Projekte durchsuchen müssen, es wird nur automatisch in ihrer Arbeitszeittabelle ausgefüllt, wenn sie wollen. Das war also eine wirklich tolle Sache, die für die Mitarbeiter wirklich einfach zu bedienen war", sagte Rachael.

Aufgabenbezogene Fakturierung

Diese Funktion ermöglichte es Consilium Technology, alle ihre abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben innerhalb desselben Projekts zu verwalten, was die Verwaltung der gesamten Projektzeitpläne und des Berichtswesens erleichtert. Ihre früheren Systeme erlaubten dies nicht, und sie mussten die 2 Arten von Aufgaben in verschiedene Projekte aufteilen, was es für ihre Manager schwerfällig machte, ihre Projekte zu planen und zu verfolgen.

Interaktives Gantt und Teilaufgaben

Die Projekte von Consilium Technology, die sich auf die Verteidigung und auch auf maschinelles Lernen und visuelle Simulation beziehen, waren sehr groß und umfassten Projekte, die mehrere Ebenen der Verschachtelung, Aufgabenhierarchien und Ergebnisse erforderten. CeloxisInteraktive Gantt Chart und im Wesentlichen unbegrenzte Ebenen der Verschachtelung erlaubt Consilium Technologie mühelos große Projekte zu planen, und macht es einfach zu verwalten und komplexe Projekte zu bewältigen.

Visuelle Gesundheitsindikatoren

Mit Celoxis' ausgefeilten RAG-Indikatoren wussten die Projektleiter schon im Vorfeld, ob Projekte und Aufgaben Gefahr liefen, Termine zu versäumen oder Kosten zu überschreiten.

Projektübergreifende Auslastungs- und Kapazitätsplanung

Das projektübergreifende Ressourcenauslastungsdiagramm ermöglicht es den Managern, eine Ressourcenüberbelegung zu erkennen und schnell zu sehen, wie viel Arbeit jedes Teammitglied hat und wie viel Kapazität es für zusätzliche Arbeit aufbringen muss. Dies hilft, eingehende neue Projekte zu rationalisieren und hilft dem Team, die Arbeit schneller zu erledigen.

Ansichten

Celoxis Views gab Consilium Managern und Administratoren eine schnelle und generische Liste von Projekten, Aufgaben und Zeiteinträgen, so dass sie schnell nach unten scrollen und sehen konnten, ob es irgendwelche Probleme oder Verzögerungen gab.

Benutzerdefinierte Felder

Consilium Technology verwendet ausgiebig benutzerdefinierte Felder, einschließlich Formelfelder, um zusätzliche Felder wie Auftragsnummer und Bericht über Projekt- und Ressourcenmetriken für ihr Executive Reporting zu erfassen.

CSV-Export

Der CSV-Export von Berichten ermöglichte es Consilium Technology, ihre Berichtsdaten einfach in Excel zu exportieren, um zusätzliche Zahlenmanipulationen (speziell für ihre Verteidigungskunden) vorzunehmen, um eine klare Zusammenfassung ihrer Projektnummern für ihre Kunden zu erhalten.

API

Mit Hilfe der intuitiven webbasierten API war Consilium Technology in der Lage, nahtlos sehr spezifische Daten für ihre interne Datenklassifizierung und zusätzliche Datenberechnung zu extrahieren und auch mit ihren HR- und Finanzsystemen zu integrieren und Prozesse zu automatisieren und manuelle und doppelte Dateneingaben zu eliminieren.

Mobiler Zugang

Der mobile Zugriff ermöglichte es den Mitarbeitern, von unterwegs aus die Zeit zu verfolgen und Updates zu übermitteln.

SSO

Die Implementierung von SSO ermöglichte es Consilium, das Erlebnis für die Mitarbeiter zu verbessern, das zusätzliche Login zu eliminieren und den Nutzern die Möglichkeit zu geben, sicher und ununterbrochen zwischen den Services zu wechseln, ohne jedes Mal ihre Zugangsdaten angeben zu müssen.

Die Ergebnisse



Verbesserte Kundenabrechnung

Mit CeloxisConsilium Technology konnte die Rechnungslecks in ihren Kundenrechnungen beheben. Die Manager waren in der Lage, die in Rechnung gestellten Beträge zu verfolgen und sie mit ihren Finanzteams zu synchronisieren. Celoxis hat auch dazu beigetragen, Versäumnisse in der Kundenabrechnung und verspätete Rechnungen zu beheben.

Geringerer Verwaltungsaufwand

Celoxis ermöglichte es den Administratoren, ihre Zeit für "geschäftige" Verwaltungsarbeit, die Behebung von Benutzerfehlern und die Erstellung von Ad-hoc-Managementberichten um fast 8-10% pro Monat zu reduzieren, was in etwa einer Einsparung von 3-4 Stunden pro Woche entspricht.

Reduzierte Lizenzkosten

Die Umstellung von 2 Systemen auf eine All-in-One Plattform hat Consilium Technology geholfen, die Software-Lizenzkosten erheblich zu senken. Die Abkehr von Microsoft Projectder CeloxisAlleinstellung führte zu um 55% reduzierten Lizenzkosten für ihre Projekt- und Programmmanager.

Mehr Arbeit in weniger Zeit erledigen

Für Manager, Celoxis war ein großer Segen. Eliminierung der Komplexität bei der Verwendung von 2 Systemen und der Durchführung aller ihrer Projektmanagementaktivitäten in CeloxisVon der Planung über die Überwachung bis hin zur Berichterstattung konnten sie 15 % mehr Arbeit erledigen. Allein das Ausfüllen und Korrigieren von Stundenzetteln sparte für die Teammitglieder rund 70% an Zeit und Aufwand.

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