70%

Erhöhte Produktivität von Managern und Koordinatoren

300%

Erhöhte Effizienz der Projektplanung

10/10

PMO-Punktzahl

Inferencia

Über Inferência


Inferência wurde 2003 mit der Aufgabe gegründet, Managementberatung und Finanzplanungsdienste für KMUs anzubieten. Es handelt sich um eine umfassende Managementberatung, die von Wirtschaftsstudien und Finanzierungen bis hin zu Investitionsprojekten und Managementkontrollsystemen reicht.

Mit Büros in Lissabon, Porto und Aveiro hat Inferência seine Tätigkeit auf die Notwendigkeit konzentriert, die Strenge des technischen Ansatzes mit der ständigen Suche nach neuen Lösungen und Geschäften in Einklang zu bringen, um die in den verschiedenen Projekten gesammelten Erfahrungen zu nutzen und die Arbeit kontinuierlich zu verbessern.

Ihre Herausforderungen


Als das Unternehmen 2003 gegründet wurde, verfügte es über ein kleines Team von 5 Personen, die Projekte abwickelten. Damals verwendeten sie Microsoft Excel aus der Perspektive der Planung auf hoher Ebene für diese Projekte. Damals hatten sie keinen wirklichen Bedarf an detaillierter Projektplanung, und selbst die Kommunikation war innerhalb ihres kleinen Teams ziemlich überschaubar. Aber als das Unternehmen zu wachsen begann, wurde das Team größer, und die Planung von Projekten wurde in Excel recht mühsam und fehleranfällig.

"Bei Inferencia arbeiten wir mit einem kontinuierlichen Fluss von kleinen bis mittelgroßen Projekten, die wir parallel verwalten müssen", sagte Luis Reis, CEO von Inteliesse - Business Analytics, einer ihrer fünf Geschäftseinheiten. Das Team von Luis entwickelt maßgeschneiderte Lösungen für analytische Anwendungen und Steuerungslösungen für das Management. "Wir haben zwischen 30 und 60 aktive Projekte und basieren auf einem Dutzend Vorlagen, mehr oder weniger", fügte Luis hinzu. Damals erkannte das Unternehmen, dass die Skalierung mit Excel nicht die richtige Richtung war.

Zu ihren wichtigsten Herausforderungen gehörten:


Projektverfolgung und -steuerung

Als die Zahl ihrer Projekte zunahm, wurde die Verfolgung und Kontrolle aller Projektaktivitäten zu einem Albtraum. Ihre Projektkoordinatoren begannen, mehr als 50 % ihrer Zeit mit wöchentlichen Planungs- und Kontrollaktivitäten zu verbringen, so dass sie wenig oder keine Zeit hatten, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Sie mussten ihre Planungszyklen auf drei Wochen reduzieren, nur um die Gemeinkosten der Koordinatoren zu senken. Die Projektpläne auf dem neuesten Stand zu halten, wurde von Tag zu Tag schwieriger.

Fehlende datengesteuerte Entscheidungsfindung

Ihren derzeitigen Excel-basierten Systemen fehlten die inhärenten datengesteuerten Entscheidungsfindungsmöglichkeiten. Da die Projektkoordinatoren die Projektpläne aktualisierten und alle projektbezogenen Informationen manuell eingaben, wurde das System fehleranfällig und zu einem Engpass für das Wachstum von Inferência.

Die Ressourcenverwaltung

Mit der wachsenden Zahl von Kunden und Projekten wurde die Notwendigkeit erkannt, mehr darauf zu achten, wie ihre Ressourcen projektübergreifend genutzt werden und wie effektiv sie diese bewegen können.

Zeitblätter

Das Unternehmen hatte keine Ahnung, wie das Team seine Zeit mit verschiedenen Projektaktivitäten verbrachte. Sie konnten nicht über die geplante gegenüber der tatsächlich für verschiedene Projektaktivitäten aufgewendeten Zeit berichten oder Abweichungen verstehen. Dies wirkte sich auch auf zukünftige Projektschätzungen aus.

Versäumte Termine

Es war schwierig, die richtigen Daten zu finden und die verschiedenen Interessengruppen über die Projekte auf dem Laufenden zu halten. Das Fehlen eines umfassenden Ansatzes für das Projektmanagement führte zu einem großen Mangel an Transparenz des Projektstatus, was zu häufigen Fehlern und verpassten Lieferterminen führte.

Portfolio-Planung

Da eine Reihe kleiner bis mittlerer Projekte parallel laufen, brauchten sie einen zentraleren Ansatz, um sie zu verwalten und den Entscheidungsprozess für die Einschätzung und Planung künftiger Projekte abzustimmen. Sie brauchten die zentrale Sichtbarkeit, um die Planungs- und Terminierungsteams bei der Durchführung von Projekten und Programmen zu unterstützen, zusammen mit einem Rahmen für die Lösung von Problemen und die Risikominderung.

WarumCeloxis?

Angesichts dieser Herausforderungen beschlossen Luis und sein Team, dass es an der Zeit war, nach einem Werkzeug zu suchen, mit dem sie den Zeitaufwand für die Planung und Kontrolle ihrer Projektportfolios reduzieren und auch die Planungszyklen erhöhen konnten.

Sie bewerteten Bitrix, ZohoMicrosoft Project, , Wrike und Clarizenzusätzlich zu Celoxis. Das Team war der Ansicht, dass es sich mehr auf die komplexe Planung einzelner Projekte MS Projectkonzentrierte und dass ihm die Einrichtungen und Instrumente für ein umfassenderes Portfoliomanagement fehlten. Bitrix, Wrike, Zoho und Clarizenwaren dagegen mehr auf die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team als auf die Planung, das Management und die Kontrolle des Projektportfolios ausgerichtet. In ihrer Bewertung von CeloxisSie waren der festen Überzeugung, dass das Instrument ihren Bedarf an einer besseren Projekt- und Ressourcenplanung und -kontrolle sowie an einem effektiveren Portfoliomanagement angemessen abdeckt.

Sie wählten Celoxisaus folgenden Gründen aus:

  1. Celoxis eine zentrale Stelle für die unternehmensweite Projektüberwachung zur Verfügung gestellt.
  2. Es ermöglichte eine dynamische Personalplanung und -zuweisung für ihre vielbeschäftigten aufgabenorientierten Teams.
  3. Die Plattform wurde mit einfach zu bedienenden Stundenzettel-Berichtsfunktionen integriert.
  4. Das visuelle interaktive Gantt-Diagramm war schnell, reaktionsschnell und konnte mühelos jede Detailgenauigkeit bewältigen, die einige ihrer Projekte erforderten.
  5. Celoxis eine Komplettlösung für die Herausforderungen von Inferência in Bezug auf die Planung und Kontrolle des Portfolios.
  6. Celoxis lieferte eine Vielzahl von Ansichten über aktive Projekte.
  7. Celoxis gab ihnen eine bequeme Plattform für das Themen- und Risikomanagement.
  8. Celoxis mit leistungsstarken Berichtsfunktionen und visuellen Diagrammen für die Entscheidungsfindung in Echtzeit.
  9. Celoxis war über das Internet zugänglich und sehr einfach zu bedienen.
  10. Celoxis bot Funktionalitäten und Fähigkeiten, die den Bedürfnissen des Unternehmens am besten entsprachen, zu einem angemessenen Preis.

Ein Zitat aus dem Interview


"In unserer regulären Tätigkeit halten wir durchschnittlich 50 einfache Projekte aktiv. Celoxis ermöglicht es uns, einen aktuellen Überblick über das Projektportfolio und die Nutzung des Ressourcenpools zu behalten, während wir gleichzeitig eine detaillierte Planung und Kontrolle der einzelnen Projekte vornehmen können. Verwendung von Celoxis Wir führen wöchentliche Überprüfungen unserer detaillierten Projektplanung und Ressourcenzuweisung 8 bis 12 Wochen im Voraus durch.

Luis Reis

- Luis Reis, CEO (Inteliesse - Geschäftsanalyse), Inferência.

Zitat

Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen


Celoxis Die Projektmanagementsoftware lieferte die robusten Funktionen, die Inferência für die Planung von Aufgaben, die Zeiterfassung, die Überwachung einzelner Ressourcen und die Analyse der Nutzung dieser Ressourcen über Projektportfolios hinweg benötigte. Dies führte zu Vorteilen wie einem Echtzeit-Bild der Projektleistung, größerer Genauigkeit bei der Beurteilung der Ressourcenauslastung und größerer Effizienz bei der Planung von Projekten. "Wir verwenden Celoxis seit fünf Jahren, und die Ergebnisse sind recht interessant", sagte Luis.

Die wichtigsten Geschäftsvorteile waren enthalten:

  1. Die Konsistenz und Sichtbarkeit, die das Ergebnis Celoxiswar, ermöglichte es den Führungskräften von Inferência, Liefertermine mit neuen Kunden besser auszuhandeln und verpasste Termine bei der Lieferung von Projekten fast vollständig zu eliminieren.
  2. Die Manager und Koordinatoren konnten die Projektplanungszeit auf fast 8 Wochen erhöhen, was bedeutet, dass sie effizient und zuversichtlich für 2 Monate im Voraus planen konnten.
  3. Mit Frühwarnindikatoren und visuellen Hinweisen auf den Gesundheitszustand eines Projekts könnten die Manager und Führungskräfte in Echtzeit Einblicke in die Früherkennung von geplanten Arbeitsabweichungen oder geplanten Lieferterminen erhalten.
  4. Die Manager konnten den geplanten gegenüber dem tatsächlichen Aufwand bei verschiedenen Projekten genau verfolgen und den Mitarbeitern in verschiedenen Rollen im Unternehmen den Projektstatus in Echtzeit mitteilen.
  5. Celoxis eine genaue Ressourcenzuweisung festgelegt, wodurch die Reaktionsfähigkeit und Wirksamkeit der Teams insgesamt verbessert wurde.
  6. Außerdem wurden die Ressourcenzuweisungen verbessert und Engpässe bei mehreren Projekten verringert.
  7. Celoxis erhöhte die Effizienz und Produktivität durch die Verwendung der Zeiterfassung als primäre Funktion für die Gesamtanalyse.
  8. Verbesserte allgemeine operative Berichterstattung und Berichterstattung der Exekutive.
  9. CeloxisDa die Software extrem anpassbar ist, hat sie dazu beigetragen, die Geschäftsprozesse rund um das Problem- und Risikomanagement zu verbessern.

Was mögen sieCeloxis?


Celoxisals Projektmanagement-Plattform half Inferência mit der Effizienz und Transparenz, die das Managementteam zur Planung von Projekten und zur Verfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit benötigte. Sie waren in der Lage, Projekte genau zu planen und zu verfolgen, Probleme sofort zu erkennen und Aufgaben und Ressourcen effizienter zu verfolgen.

Zu den wichtigsten CeloxisMerkmalen, die Inferência nutzt, gehören


Interaktives Gantt

Inferência nutzt das interaktive Gantt-Diagramm ausgiebig zur Planung und Verwaltung all ihrer Projekte. Dadurch könnten sie auch eine klare Aufgabenzuweisung an die einzelnen Mitglieder des Teams erreichen und auch Abweichungen der Aufgaben von den geplanten Terminen überwachen.

Ressourcenauslastungstabelle

Das dynamische Ressourcenlastdiagramm rationalisiert die Personalplanung für alle Inferência-Projekte. Manager und Führungskräfte können die projektübergreifende Arbeitsbelastung sofort visualisieren und sicherstellen, dass die Ressourcen zur Bewältigung der Projektarbeit angemessen ausbalanciert sind.

Wöchentliche Timesheets

Mit Hilfe einfach zu bedienender Wochenstundenzettel konnte das Team die Zeit, die für verschiedene Aufgaben und andere Aktivitäten wie projektbezogene Fragen aufgewendet wurde, genau eingeben. Sie könnten auch projektfremde Zeit wie Urlaub, Feiertage und andere Verwaltungszeiten berücksichtigen. Celoxisvereinfachte Erfassung und Verarbeitung von Stundenzetteldaten zur Verfolgung von organisatorischen KPIs.

Projekt Ansichten

Projektansichten halfen den Managern, verschiedene Aspekte des Projekts in Echtzeit zu sehen und entsprechend zu handeln. Diese Ansichten halfen den Projektmanagern auch dabei, tiefer zu graben und verschiedene KPIs zu überwachen, ohne den Arbeitsbereich des Projekts zu verlassen.

Visuelle Drill-Down-Diagramme

Visuelle Drill-Down-Diagramme bieten dem Inferência-Management eine Echtzeit- und 360-Grad-Sicht auf verschiedene Aspekte des Managements und der Kontrolle, einschließlich der Verfolgung der monatlichen Ressourcenauslastung, des geplanten gegenüber dem tatsächlichen Aufwand, der durchschnittlichen Arbeit pro Aufgabe oder Projekttyp und anderer Abweichungen vom geplanten Aufwand.

Portfolio-Dashboards

Mit Hilfe von Portfolio-Dashboards haben die Führungskräfte einen Echtzeit-Einblick in die Portfolios ihrer Kunden, einschließlich Projektzeitpläne, Risiken und andere Trends.

Projektanfragen

Projektanfragen gaben dem Team einen Standardprozess für die Erstellung und Zuweisung von Projektanfragen und deren Weiterleitung zur Genehmigung. Dadurch wurden alle Ineffizienzen ihrer früheren Art der Projektaufnahme beseitigt.

Kapazitätsplanung

Der Kapazitätsplaner half den Managern, die Kapazität ihrer Ressourcen genau zu verfolgen und festzustellen, ob sie zusätzliche Arbeit übernehmen können. Dies trug dazu bei, die eingehenden neuen Projekte schnell zu rationalisieren, und half dem Team auch, die Arbeit schneller zu erledigen.

Risikomanagement-App

Mit Hilfe Celoxisvon "Risikobewertungsdiagrammen und Risikoregistern konnten Führungskräfte und Manager ein besseres Verständnis für die Art der Risiken, denen ihre Projekte ausgesetzt sind, und deren mögliche Folgen erhalten. Sie könnten auch über andere unvorhersehbare Ereignisse Rechenschaft ablegen und ein Risikomanagement mit einem Reaktionsplan planen.

Problemverfolgung

Die Anwendung zur Problemverfolgung ermöglicht es ihnen, alle ihre Projektthemen zu kanalisieren und effektiv zu priorisieren, während sie gleichzeitig eine Historie aller Themen aufrechterhalten.

Die Ergebnisse



Zeitersparnis bei der Wochenplanung

Vor CeloxisDie Projektkoordinatoren verbrachten fast 50% ihrer Zeit mit wöchentlichen Planungs- und Kontrollaktivitäten. Mit CeloxisSie konnten diesen Aufwand nicht nur auf 6 Stunden pro Woche reduzieren, sondern auch ihre Planungszeit auf 8 Wochen erhöhen.

Bessere Kundenverhandlungen

Mit Celoxis, konnten die Projektleiter und Koordinatoren 8 bis 12 Wochen im Voraus planen, was mit ihren Excel-Tabellen nicht möglich war. Früher konnten sie mit Excel nicht länger als 3 Wochen planen. Dies erwies sich als eine ziemlich wichtige Verbesserung, da ihre Verkaufsteams nun Liefertermine mit neuen Kunden aushandeln und die fehlenden Termine minimieren konnten.

Verbesserte Verantwortlichkeit

Celoxis verbesserte Aufgabenverantwortung mit klaren Aufgabenzuweisungen und dass jeder weiß, was auf seinem Teller liegt. Dies trug dazu bei, die allgemeine Rechenschaftspflicht und Produktivität zu verbessern, da sich jeder über seine Prioritäten, Arbeitsbelastung und Fristen im Klaren war.

Erste Schritte Celoxis


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