Erhöhte Arbeitsproduktivität
Jährliche Kosteneinsparungen
Team-Verantwortlichkeit
Über Intergroup Engineering
Intergroup Engineering ist eine Beratungs- und Designfirma, die sich auf von der Europäischen Union finanzierte Infrastrukturprojekte in Rumänien spezialisiert hat. Das Unternehmen wurde im Jahr 2000 gegründet und verfügt über ein solides und erfahrenes Team von 55 Spezialisten und 27 Mitarbeitern, die Beratungs-, Ingenieur- und technische Unterstützungsleistungen für komplexe Infrastrukturprojekte wie die Planung von Straßen, Brücken, Wasser- und Abwassernetzen, Abfallmanagementsystemen sowie verschiedenen zivilen und industriellen Gebäuden erbringen.
Seit seiner Gründung hat Intergroup Engineering für seine Kunden über 290 Projekte aus verschiedenen Bereichen im Wert von mehr als 1,7 Milliarden Euro in Auftrag gegeben und durchgeführt.
Ihre Herausforderungen
Intergroup Engineering, die sich hauptsächlich mit Infrastrukturprojekten befasst, die von der Europäischen Union finanziert werden, hat sich verpflichtet, ihren Kunden Dienstleistungen auf höchstem professionellen Niveau anzubieten. Abgesehen von der eigentlichen Projektdurchführung schrieben sie auch die gesamte Dokumentation, die für die Beantragung der Finanzierung dieser Projekte durch die Europäische Union erforderlich war. Aus diesem Grund war das Dokumentenmanagement eine Schlüsselkomponente für ihren gesamten Geschäftserfolg.
Die Systeme, Werkzeuge und manuellen Methoden, die Intergroup Engineering verwendete, erschwerten die Verwaltung von Projekten erheblich. Zu ihren Hauptthemen gehörten:
Schlechte Projektverfolgung und Sichtbarkeit
Ihre bestehenden Systeme und Prozesse hinderten die Projektleiter daran, die Projektzeitpläne angemessen zu verfolgen und sich an die sich ändernden Prioritäten anzupassen. Sie hatten kein klares Bild des gesamten Projektplans und wussten nicht, was kritisch ist. Um die Sache noch schwieriger zu machen, war es schwierig, die richtigen Daten zu finden und die verschiedenen Interessengruppen über die Projekte auf dem Laufenden zu halten. Dies führte zu einem großen Mangel an Transparenz über den Projektstatus und die tägliche Nachverfolgung, was dazu führte, dass bei mehreren Projekten die Fristen nicht eingehalten wurden.
Mangel an Kommunikation und Zusammenarbeit
Ohne einen formellen Kanal für die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen gab es einfach keine Möglichkeit, den Fortschritt und die Rechenschaftspflicht zu verfolgen. Dies führte zu mehr Informationssilos oder Kommunikationsverlusten auf dem Transportweg und zu immer weniger Kontrolle über die Projektdurchführung.
Schlechtes Ressourcenmanagement
Die Führungskräfte und Manager hatten keinen Einblick in die Ressourcenauslastung. Mit zunehmender Anzahl von Projekten wurde es auch immer schwieriger, Ressourcen auf verschiedene Projekte und Aufgaben zu verteilen, ohne Konflikte und Überallokationen zu verursachen.
Unzureichendes Dokumentenmanagement
Viele ihrer Projekte umfassten auch die Vorbereitung der gesamten Dokumentation, die für die Beantragung von Fördermitteln bei der Europäischen Union erforderlich war. Die meisten ihrer Projekte wurden durch Ausschreibungen der Auftraggeber, die öffentliche oder staatliche Unternehmen sind, gewonnen. Das Fehlen eines zentralen Speichers für die Erstellung, Verwaltung und Überarbeitung dieser Dokumente war eine große Herausforderung für das Unternehmen.
Kostenverfolgung
Ohne ein formelles Projektmanagement-Tool, mit dem Kosten und Ausgaben verfolgt werden konnten, verschlossen die Projektleiter und Führungskräfte oft die Augen vor den Projektausgaben, was dazu führte, dass die meisten ihrer Projekte das Budget überschritten und ihre Teams schlecht reflektierten.
Ineffizientes Aufgabenmanagement
Die Teams, die an verschiedenen Projekten arbeiteten, hatten keine effektive Möglichkeit, um zu wissen, was auf ihrem Teller liegt und welche unterschiedlichen Arbeitsprioritäten es gibt. Dies führte zu einem erheblichen Produktivitätseinbruch.
WarumCeloxis?
Auf der Suche nach einer übergreifenden Lösung für ihre Projektmanagement-Probleme evaluierte Intergroup Engineering eine Reihe von Software, darunter einige der auf dem Markt beliebten. Eine ihrer Hauptanforderungen war jedoch, dass sie eine Lösung wollten, die auf ihren Servern gehostet werden konnte. Sie waren gesetzlich verpflichtet, ihre Daten lokal zu speichern. Dadurch wurde die Anzahl der Optionen, die sie bewerten konnten, automatisch reduziert. Ein solides Dokumentenmanagementsystem war der nächste wichtige Aspekt. Die Preisgestaltung und die einfache Umsetzung folgten nicht allzu weit dahinter.
Ihr Team und ihre Manager forderten, dass das Tool ihre tägliche Arbeit tatsächlich erleichtert und die Zusammenarbeit und Kooperation zwischen den Abteilungen verbessert. Ihre Führungskräfte wünschten sich ein robustes Berichtssystem, das ihnen Einblicke in die Ressourcenauslastung geben und die Gesamtproduktivität verbessern könnte.
In ihrer Software-Evaluierung haben Robert Banciu, der PMO-Direktor bei Intergroup Engineering, und sein Team einige andere PM-Systeme evaluiert und auf ihre Bedürfnisse am besten Celoxisreagiert.
Ihre Gründe für die Wahl Celoxiswaren:
- Celoxis bot eine Vor-Ort-Installation an, die eine deutlich niedrigere TCO bot als die anderen von der Intergroup evaluierten Vor-Ort-Systeme.
- Die Installation Celoxisauf ihren lokalen Servern war ein Kinderspiel. Das System war innerhalb weniger Stunden einsatzbereit.
- Celoxis war extrem intuitiv und hatte eine sehr einfache Schnittstelle. Es war sehr einfach zu bedienen. "Für mich dauerte es etwa 12 Stunden, um zu lernen. Celoxis damit ich es anderen erklären kann", sagte Robert. Dies half bei der schnellen Einarbeitung der Benutzer.
- Die Dokumentenverwaltungs- und Kollaborationsfunktionen Celoxiswaren robust, aber dennoch flexibel genug, um auf ihre organisatorischen Anforderungen und Prozesse zugeschnitten zu werden.
- CeloxisDie leistungsstarke Berichtsmaschine ermöglicht den Führungskräften von Intergroup Engineering umfassende Projektanalysen in Echtzeit und Einblicke in die Ressourcenauslastung.
Ein Zitat aus dem Interview
"Die Umsetzung Celoxishat unsere Produktivität um fast 50 % erhöht und unsere Arbeit auch wesentlich erleichtert. Wir haben jetzt ein klares Bild aller Projekte, ihrer Ressourcenauslastung, Dokumente und Ausgaben für jedes Projekt. Auch die Effizienz zwischen Menschen aus verschiedenen Abteilungen, die an einem Projekt arbeiten, hat sich verbessert, weil sie eine bessere Kommunikation und ein effizientes Arbeitsumfeld haben".
- Robert Banciu, PMO-Direktor, Intergroup Engineering
Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen
Celoxis gab Robert und dem restlichen PMO-Team der Intergroup Engineering ein Maß an Transparenz und Einblicken in ihre Projekte, das mit ihren bisherigen Methoden und Systemen nicht möglich war. Es war das erste formelle Projektmanagement-Werkzeug, das ihre Organisation jemals benutzt hat, und das PMO war ziemlich begeistert von dem Versprechen, das es einbringt. Zu den wichtigsten Geschäftsvorteilen gehörten:
- Mit Celoxisden Managern haben sie einen guten Überblick über die Arbeit ihres Teams. Detaillierte und in Echtzeit erstellte Berichte bieten einen Überblick über alle wichtigen Aspekte der Projekte und der engagierten Arbeitsbelastung.
- Die Nutzung der Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Celoxishat die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens dramatisch verbessert. Die gesamte Kommunikation erfolgt nun kontextbezogen und in Echtzeit zu den Projekt- und Arbeitsaktivitäten.
- Die Führungskräfte haben nun ein klares Bild der bestehenden Ressourcenverpflichtungen und Arbeitsbelastungen. "Mit Celoxis, haben wir eine größere Klarheit über unsere Ressourcen, und wir waren in der Lage, unsere eingehenden Projekte effizienter zu planen", sagt Robert.
- Mit Frühwarnindikatoren und visuellen Hinweisen auf den Gesundheitszustand eines Projekts könnte das PMO Einblicke in Echtzeit erhalten, ohne sich mit jedem einzelnen Projekt befassen zu müssen.
- Dank der umfassenden Dokumentenmanagement-Fähigkeiten konnte Intergroup Engineering die gesamte umfangreiche projektbezogene Dokumentation an einem zentralen Ort mit Versionskontrolle sicher aufbewahren. Alle diese Dateien sind leicht zugänglich.
- Celoxis hat dazu beigetragen, die Rechenschaftspflicht in ihre projektbezogenen Ausgaben zu integrieren.
- Mit anpassbaren Dashboards können Teams leicht sehen, was für sie relevant ist, und von einem Ort aus aktualisieren, was für sie alle relevant ist. Sie wissen, woran und bis wann sie arbeiten sollen. All dies hat zu einer effizienteren Arbeitsumgebung geführt.
Was mögen sieCeloxis?
Zuvor Celoxishatten die Teams von Intergroup Engineering mit dem Jonglieren mit Prioritäten, Mitarbeiterproduktivität, Dokumenten- und Ressourcenmanagement zu kämpfen.
Mit der Einführung von Celoxis, erhöhte sich die Sichtbarkeit der Arbeitsaktivitäten, die Zusammenarbeit war reibungsloser und die Führungskräfte hatten einen klaren Überblick über ihre Ressourcen.
Zu den wichtigsten CeloxisFunktionen, die Intergroup Engineering nutzt, gehören
Dokumentenverwaltung
CeloxisEine sichere und robuste Dokumentenverwaltungssoftware half den Projektmitgliedern, wichtige Dateien zu erreichen - jederzeit und von überall. Sie könnten ihre gesamte projektbezogene Dokumentation leicht an einem Ort verwalten und die Dateiversionen leicht verfolgen.
Ressourcenauslastungstabelle
Das dynamische Ressourcenauslastungsdiagramm gab Managern und Führungskräften ein vollständiges Bild ihrer Ressourcen und verbesserte die Ressourcenzuweisung, um sicherzustellen, dass Projekte termingerecht durchgeführt werden.
Interaktives Gantt-Diagramm
Die Infrastrukturprojekte von Intergroup Engineering waren oft sehr groß und umfassten Aufgabenhierarchien mit mehreren Ebenen der Verschachtelung. CeloxisInteraktives Gantt-Diagramm machte es ihren Managern superleicht, Projekte zu planen und zu verfolgen und so das Projektmanagement für mehr Effizienz und Produktivität zu verbessern.
Visuelle Gesundheitsindikatoren
Mit Celoxisden 'überlegenen RAG-Indikatoren wussten die Projektleiter und Führungskräfte schon im Voraus, ob Projekte und Aufgaben Gefahr liefen, Termine zu versäumen oder Kosten zu überschreiten, und konnten bei Bedarf proaktiv Anpassungen vornehmen.
Status-Aktualisierungen
Manager konnten schnell Arbeitsupdates von ihrem Team anfordern, ohne Teambesprechungen abzuhalten oder separate E-Mails zu versenden. Die Teammitglieder konnten ihren Status leicht aktualisieren, indem sie einfach auf die Statusaktualisierungs-E-Mails antworteten, die sie von ihnen erhielten, Celoxisohne sich einloggen zu müssen. Dadurch wurde die Fähigkeit, den Projektstatus und die Teamdynamik genau zu verfolgen, enorm verbessert.
Berichterstattung und Dashboards
Echtzeitberichte und Drill-Down-Diagramme boten eine 360-Grad-Sicht auf alle Bereiche des Projektlebenszyklus bei Intergroup Engineering. Berichte zum Projektstatus, zur Ressourcenauslastung und zu den Projektausgaben werden regelmäßig für die Führungskräfte erstellt. Dashboards halfen ihren Managern, den Projektzustand zu überwachen, Arbeitsinformationen zu finden und den Status der Arbeit von einem Ort aus abzufragen. Persönliche Team-Dashboards halfen den Teammitgliedern auch dabei, ihre Arbeitsaufgaben im Griff zu behalten und mit anderen Teams zusammenzuarbeiten, so dass sie selbstständiger arbeiten konnten.
Projekt-Diskussionen und @Erwähnungen
Kontextbezogene Projektbesprechungen und @mentions halfen den Teams, effizienter zusammenzuarbeiten, ohne unterschiedliche Anwendungen zu verwenden. Die gesamte Kommunikation war innerhalb des Projekts kontextbezogen und machte es einfach, auf dem Laufenden zu bleiben.
Ausgaben-Management
Die infrastrukturbezogenen Projekte von Intergroup Engineering waren oft mit hohen Kosten verbunden. Mit Hilfe von Celoxis' Kostenmanagement-Fähigkeiten und Genehmigungs-Workflows war die Organisation in der Lage, die laufenden Projektausgaben genau im Auge zu behalten und unter dem Budget zu bleiben.
Die Ergebnisse
Verbesserte Team-Effektivität und -Produktivität
Dank der verbesserten Sichtbarkeit und der klaren Prioritäten konnte Intergroup Engineering seine Teams so ausrichten, dass 50 % mehr Arbeit geleistet und mit Zuversicht geliefert werden konnte.
Niedrigere Betriebskosten
Die verbesserte Produktivität und Team-Effektivität führte direkt zu geringeren Verwaltungskosten und Betriebskosten. Durch den Einsatz Celoxisvon , war die Organisation in der Lage, erheblich niedrigere Betriebskosten zu erzielen, fast in Höhe von 211.000 Dollar an jährlichen Einsparungen.
Beschleunigte funktionsübergreifende Zusammenarbeit
CeloxisEine transparente Plattform für die Zusammenarbeit förderte eine bessere Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und die Schaffung einer effizienten Arbeitsumgebung bei Intergroup Engineering. Sie ersetzte vollständig E-Mail und Telefonanrufe für die Projektkommunikation.
Erhöhte Termintreue bei der Fertigstellung von Projekten
Der Übergang von ihren alten Systemen zu einem CeloxisSystem, das Managern und Führungskräften ein klareres Bild von den aktiven Projekten, der Ressourcenauslastung, den Dokumentenabläufen und den Projektausgaben vermittelt. Dies bedeutete, dass alles gut koordiniert war und half, Projekte zu bestimmten Terminen abzuschließen. Obwohl sie dies für uns nicht quantifizieren konnten, berichteten sie über eine deutliche Verbesserung der termingerechten Projektabschlussraten.
Verbesserte Kundenzufriedenheit
Intergroup Engineering konnte die Zeit für die Berichterstattung an den Kunden reduzieren und sich stattdessen auf die Erreichung der strategischen Ziele des Kunden konzentrieren.
Entdecken Sie Celoxis
Lassen Sie uns zeigen, warum Celoxis die ideale PPM-Lösung für Sie ist.
