10-20%

Erhöhte Managerproduktivität

20%

Erhöhte operative Effizienz

30%

Verstärkte Projektabrechnung

10%

Erhöhte Kostensenkung

20%

Erhöhtes Ressourcenmanagement

Prometeo Unternehmensberatung

Über Prometeo Unternehmensberatung


Prometeo Management Consulting ist eine Organisation mit Sitz in Rom, die Unternehmen bei der Erreichung eines optimalen IT-Governance-Niveaus unterstützt, indem sie Beratungstätigkeiten bei der Bewertung interner Kontrollsysteme und des Risikomanagements durchführt. Das Unternehmen besteht aus kompetenten Beratern, die aus Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit internationaler Relevanz kommen.

Ihre Herausforderungen


Die Arbeit in den Bereichen IT-Assessment und Audits, hauptsächlich mit Kunden aus der Finanz- und Bankenbranche, war bei Prometeo Management Consulting mit mehreren Aktivitäten und Routineprüfungen verbunden, die häufige Besuche bei Kunden vor Ort beinhalteten. Dazu gehörte eine mehrmonatige Vorausplanung, um sicherzustellen, dass sie einen Zeitplan für all diese Aktivitäten hatten. Zu jedem Zeitpunkt laufen rund 20 kleine bis mittlere Projekte parallel, deren Dauer von wenigen Wochen bis zu mehrjährigen Projekten reicht. Die Verwaltung aller Projektaktivitäten, die Aktualisierung von Plänen und Terminen und die Verfolgung der Ressourcenauslastung wurden zu einer Herausforderung für Unternehmen, die zu dieser Zeit Microsoft Excel verwendeten. Das Managementteam beschloss, zu versuchen Microsoft Projectder De-facto-Standard für Projektmanagement, merkte aber bald, dass er für ein flinkes Beraterteam zu starr und strukturiert war. Die Software-Lizenzkosten für Microsoft Project wurde ebenfalls nicht als rentable Investition angesehen.

Das Team brauchte etwas, das internetbasiert und flexibler auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten und gleichzeitig erschwinglich ist. "Die meisten unserer Projekte sind zwar nicht komplexer Natur, aber die größte Herausforderung besteht darin, dass sie über das Jahr verteilt sind. So hat man zum Beispiel eine Aufgabe, die im Dezember endet, und man muss sicherstellen, dass man sie managt und überwacht, damit man nicht bis Dezember kommt und man erkennt, dass es eine Frist gibt", sagt Licia Nicoletti, die als Beraterin für Projekte im Bereich Audit, Compliance und IT-Governance arbeitet.

Die folgenden Herausforderungen veranlassten Prometeo Management Consulting, sich nach einer flexiblen und dennoch umfassenden Projektmanagement-Software umzusehen:


Null projektübergreifende Sichtbarkeit

Die Beraterteams der Prometeo Management Consulting arbeiteten zu jedem Zeitpunkt in rund 20 verschiedenen Projekten. Diese Projekte reichten von wenigen Wochen bis hin zu einer mehrjährigen Laufzeit. Weder Excel noch Microsoft Projectbot das Management eine projektübergreifende Transparenz, was die Überwachung und die Einhaltung von Terminen extrem erschwert. Viele ihrer Projekte erforderten Aktivitäten, die gesetzlich vorgeschrieben waren und daher eine strikte Einhaltung der Zeitvorgaben erforderten.

Umständliche Berichterstattung

Die Berichterstattung über Tabellenkalkulationen war ein wachsender Albtraum. Es war sehr schwierig für die Manager, die Daten zu erhalten, die sie für ihre Berichte tatsächlich wollten, ganz zu schweigen von der Genauigkeit der Daten. Es erforderte auch eine Menge von Tabellenkalkulations-gesteuerte Datenmanipulation. Sie konnten die geplanten und tatsächlichen Daten in Bezug auf Aufgabenerledigung, Aufwand und andere Finanzdaten nicht verfolgen.

Verfolgung der Ressourcenauslastung

Das Management hatte keinen klaren Überblick darüber, wie ihre Ressourcen über verschiedene Projekte hinweg belastet waren und woran sie arbeiteten. Dies war eine große Herausforderung, da ihre Projekte hauptsächlich beratergetrieben waren.

Manuelle Zeiterfassung

Die Zeiterfassung über E-Mails und Excel-basierte Tabellenkalkulationen war weitgehend manuell, unzusammenhängend und fehleranfällig. Die Inkonsistenz in der Nachverfolgung führte dazu, dass keine datengetriebenen Entscheidungen getroffen werden konnten.

Schlechte Zugänglichkeit

Da die Teams meist von den Kundenstandorten aus arbeiteten, brauchten sie eine Plattform, die webbasiert und auch von unterwegs leicht zugänglich war.

WarumCeloxis?

Da das Team von Prometeo Management Consulting wusste, dass Excel für die wachsenden Anforderungen an das Projektmanagement nicht ausreicht und Microsoft Projectnicht die richtige Wahl war, begann es mit der Suche nach einem Projektmanagement-Tool, das eine Echtzeit-Transparenz über die Projekte und Ressourcen ermöglicht und zudem eine umfassende Zeit- und Kostenverfolgung sowie ein umfassendes Finanzreporting ermöglicht. Die andere wichtige Anforderung war, dass die Lösung online und webbasiert sein sollte. Sie fingen an, mit verschiedenen Systemen zu experimentieren und haben sich schließlich auf Celoxis.

Sie wählten Celoxisaus folgenden Gründen aus:

  1. Celoxis war eine Cloud- und Web-basierte Lösung, die alle Projekt- und Ressourcendaten sicher auf einer einzigen Plattform unterbringen konnte und jederzeit zugänglich war.
  2. Celoxis war extrem flexibel und an ihre Bedürfnisse anpassbar. Je nach Art und Dauer ihrer Projekte brauchten sie die Flexibilität in der Art und Weise, wie sie diese verwalten konnten. Während einige Projekte einen dedizierten Manager benötigten, sind viele andere sehr flexibel, um andere Teammitglieder als Projektmanager zu haben, ohne sich um mehrere Lizenzarten und Kosten zu kümmern.
  3. Die Führungskräfte von Prometeo Management Consulting waren begeistert von den leistungsstarken Reporting- und Dashboard-Funktionen, die out-of-the-box zur Verfügung Celoxisstanden.
  4. Celoxis hatten integrierte Zeit- und Kostenmanagement-Funktionen, die es ihren Teams ermöglichten, ihre Bemühungen und andere Projektausgaben einfach zu protokollieren und zu verwalten.
  5. Die Mitglieder des Teams, die aus unterschiedlichen Bereichen kommen und nicht so IT-orientiert sind, liebten die intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die Celoxisdie numero uno zu einem Weg macht.
  6. Während der Test- und Evaluierungsphase waren die Teams von der prompten und reaktionsschnellen Einstellung der Support-Teams bei Chat und Tickets überwältigt.
  7. Celoxis sehr flexibel auf ihre Bedürfnisse reagierte und über alle Möglichkeiten verfügte, die das Team jetzt und in naher Zukunft benötigen würde, und das zu einem besonders günstigen Preis.

Ein Zitat aus dem Interview


"Angesichts der wachsenden Komplexität unserer Projekte haben wir nach einem Werkzeug gesucht, das benutzerfreundlich, anpassbar und einfach zu bedienen ist, und das definitiv das Produkt Celoxisist, das wir gesucht haben!

Licia Nicoletti

- Licia Nicoletti, Beraterin, Prometeo Unternehmensberatung

Zitat

Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen


Bei Prometeo Management Consulting übernimmt jede Ressource ein Stück Projektmanagement über verschiedene parallele Projekte hinweg. Die Flexibilität und der Grad der Anpassung, die innerhalb der Celoxis erlaubte ihnen genau das zu tun. Celoxis gab dem Team von Prometeo Management Consulting einen Grad an Transparenz und Einblicken in ihre Projekte, der mit der vorherigen Lösung nicht möglich war. Es bot die Möglichkeit, eine Vielzahl von Ansichten zu filtern und eine Vielzahl von Echtzeit-Berichten zu teilen, einschließlich derer, die sie in Echtzeit mit ihren Kunden teilen konnten.

Die wichtigsten Geschäftsvorteile waren enthalten:

  1. Dadurch konnten die Teams in der Projektverantwortung flexibel sein, was für ihre Organisationsstruktur und die Art der Projekte ideal war. Sie könnten leicht mehrere Projektmanager und Aufgabeninhaber hinzufügen, die ihren Beitrag zum Gesamterfolg des Projekts leisten könnten.
  2. Detailliertes und zeitnahes Reporting, um einen Überblick über alle wichtigen Projekte und Ressourcen zu erhalten.
  3. Die Flexibilität der Berichterstattung und der PDF-Export hat es Managern ermöglicht, ihren Kunden Daten effizient zu präsentieren und ihnen eine klare Zusammenfassung ihrer Projekte in Echtzeit zu liefern.
  4. Effektive Aufgabenplanung auf der Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit und Auslastung. Aufgrund der Art ihrer Projekte gab es mehrere Aktivitäten, die über das Jahr verteilt waren. Celoxisermöglichte es Prometeo Management Consulting, diese Aktivitäten genau zu planen, entsprechende Ressourcen zuzuweisen und bei Bedarf Ressourcen zu tauschen, ohne den Kontext und den Aufwand der Aufgaben zu verlieren.
  5. Ermöglicht es Managern, abrechenbare und nicht abrechenbare Aktivitäten und die Ressourcenauslastung innerhalb eines Projekts zu erfassen und zu verfolgen.
  6. So können die Teammitglieder ihre Zeit, die sie für verschiedene Projekte aufgewendet haben, leicht nachvollziehen und Fehler mühelos korrigieren. Außerdem konnten die Manager den Aufwand für verschiedene Aktivitäten und Projekte im Auge behalten.
  7. Anpassbare Dashboards ermöglichten es den Managern und Teams, sich einzuloggen und einfach zu sehen, was für sie relevant ist, und das, was für sie alle relevant ist, an einem Ort zu aktualisieren. "Es ist sehr schön, dass Sie Ihr Dashboard individuell anpassen können, so dass Sie Ihre Präferenzen einstellen können und sobald Sie das Tool öffnen, wissen Sie, was Sie sich ansehen und was Sie sich ansehen wollen", fügt Licia hinzu. "Das ist eine riesige Zeitersparnis für uns. Auf meinem Dashboard habe ich zum Beispiel den Projektstatusbericht, der mir einen Überblick über alle Projekte gibt, was immer hilfreich ist und auch auffällt, weil ich sofort sehen kann, ob ein Projekt gefährdet ist oder ob es etwas ist, das gut für die Zukunft ist, weil es farblich gekennzeichnet ist, was wirklich hilft", fährt sie fort.
  8. Celoxis hilft dem Unternehmen, alle projektbezogenen Finanzdaten und Aktivitäten an einem Ort zu konsolidieren, so dass die Manager am Ende der Projekte die Finanzinformationen für ihre Projekte leicht abrufen können.

Was mögen sieCeloxis?


Zu den wichtigsten CeloxisMerkmalen, die Prometeo Management Consulting nutzt, gehören


Dashboards

In Echtzeit klickbare und interaktive Dashboards gaben Einblick in alle wichtigen Projekte und Ressourcen. Die Führungskräfte und Manager konnten den Projektstatus, die Ressourcenauslastung, die Daten der Zeiterfassung und auch die Finanzinformationen des Projekts von einem Ort aus leicht einsehen. "Da es sich um anklickbare Dashboards handelt, ist es für uns viel einfacher, mit dem System zu interagieren", fügt Licia hinzu.

Zeitblätter

Die Zeiterfassung für verschiedene Aufgaben war mit den Wochenstundenzetteln super einfach. Die Zeit wurde genau mit der Aufgabe und dem Projekt abgeglichen und konnte zu Berichtszwecken leicht herausgenommen werden.

Interaktives Gantt

Die Verwendung des interaktiven Gantt-Diagramms machte es Managern und Teams leicht, ihre Projektpläne zu verfolgen, zu sehen, welche Aufgaben vernachlässigt wurden, kritische Pfade zu überwachen und sicherzustellen, dass alle ihre Projekte richtig besetzt waren.

Warnungen und Benachrichtigungen

CeloxisAutomatisierte Warnmeldungen und E-Mail-Benachrichtigungen halfen Prometeo Management Consulting dabei, ihre lang geplanten Projekte im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass ihre Teams ständig ihre Termine einhalten.

Anpassungen der Berichte

Berichtsanpassungen halfen Führungskräften und Managern, die Daten so zu ordnen und zu vervielfältigen, wie sie es wollten. Sie konnten nur einen einzigen Bericht erstellen und jeder konnte mit anpassen, um Spalten ihrer Relevanz zu sehen.

Projektübergreifende Auslastung (Ressourcenauslastungstabelle)

Das projektübergreifende Ressourcenauslastungsdiagramm ermöglichte es den Managern, die Ressourcenzuweisungen zu identifizieren und auch zu sehen, wie viel Arbeit jedes Teammitglied hat. Es half ihnen auch dabei, die Auslastung der Ressourcen zu verfolgen, die in der Regel abrechenbar ist.

Farbkodierte Grafiken und Diagramme

Die Breite der CeloxisDiagramme und Grafiken bedeutete, dass das Team eine Vielzahl von visuellen Daten erstellen und präsentieren konnte, die von den Führungskräften konsumiert werden konnten. Die Farbcodierung machte es auffälliger, wo sie ein Projekt in Not leicht erkennen und die Herausforderungen angehen konnten.

PDF-Export

Der PDF-Export von Berichten ermöglichte es Prometeo Management Consulting, selektive Berichtsdaten einfach in PDF zu exportieren, um sie mit ihren Kunden zu teilen.

Die Ergebnisse



Verbessertes Ressourcenmanagement

Durch den Einsatz Celoxiswusste Prometeo Management Consulting genau, wie ihre Anwender eingesetzt werden und wie sie genutzt werden. Dies führte zu einer Verbesserung der Ressourcenverwaltung und -auslastung um 20 %.

Bessere Projektabrechnung

Die Projektabrechnung wurde sinnvoll verbessert, um Rechnungslecks zu vermeiden, was zu einer Verbesserung der Kundenabrechnung und anderer Finanzprozesse um 30% führte.

Verbesserte Prozesse und niedrigere Betriebskosten

Mit Celoxis, wurde eine Reihe von operativen Prozessen gestrafft, was zu einer Verbesserung der Gesamteffizienz um 20 % und einer Kostensenkung um 10 % führte.

Mehr Arbeit in weniger Zeit erledigen

Die Effizienz der Manager verbesserte sich im Durchschnitt um 10-20%, da weniger Zeit für die Projektplanung, die Verwaltung der Ressourcen und andere Überwachungsaktivitäten benötigt wurde.

Erste Schritte Celoxis


Tausende von Unternehmen haben sich entschiedenCeloxis, ihre Projekte voranzutreiben - schließen Sie sich der Familie an.


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