Die Erfolgsgeschichte

Ihre Herausforderungen

Die Arbeit in den Bereichen IT-Assessment und Audits, hauptsächlich mit Kunden aus der Finanz- und Bankenbranche, war bei Prometeo Management Consulting mit mehreren Aktivitäten und Routineprüfungen verbunden, die häufige Besuche bei Kunden vor Ort beinhalteten. Dazu gehörte eine mehrmonatige Vorausplanung, um sicherzustellen, dass sie einen Zeitplan für all diese Aktivitäten hatten. Zu jedem Zeitpunkt laufen rund 20 kleine bis mittlere Projekte parallel, deren Dauer von wenigen Wochen bis zu mehrjährigen Projekten reicht. Die Verwaltung aller Projektaktivitäten, die Aktualisierung von Plänen und Terminen und die Verfolgung der Ressourcenauslastung wurden zu einer Herausforderung für Unternehmen, die zu dieser Zeit Microsoft Excel verwendeten. Das Managementteam beschloss, zu versuchen Microsoft Projectder De-facto-Standard für Projektmanagement, merkte aber bald, dass er für ein flinkes Beraterteam zu starr und strukturiert war. Die Software-Lizenzkosten für Microsoft Project wurde ebenfalls nicht als rentable Investition angesehen.

Das Team brauchte etwas, das internetbasiert und flexibler auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten und gleichzeitig erschwinglich ist. "Die meisten unserer Projekte sind zwar nicht komplexer Natur, aber die größte Herausforderung besteht darin, dass sie über das Jahr verteilt sind. So hat man zum Beispiel eine Aufgabe, die im Dezember endet, und man muss sicherstellen, dass man sie managt und überwacht, damit man nicht bis Dezember kommt und man erkennt, dass es eine Frist gibt", sagt Licia Nicoletti, die als Beraterin für Projekte im Bereich Audit, Compliance und IT-Governance arbeitet.

Die folgenden Herausforderungen veranlassten Prometeo Management Consulting, sich nach einer flexiblen und dennoch umfassenden Projektmanagement-Software umzusehen:

Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen

Bei Prometeo Management Consulting übernimmt jede Ressource ein Stück Projektmanagement über verschiedene parallele Projekte hinweg. Die Flexibilität und der Grad der Anpassung, die innerhalb der Celoxis erlaubte ihnen genau das zu tun. Celoxis gab dem Team von Prometeo Management Consulting einen Grad an Transparenz und Einblicken in ihre Projekte, der mit der vorherigen Lösung nicht möglich war. Es bot die Möglichkeit, eine Vielzahl von Ansichten zu filtern und eine Vielzahl von Echtzeit-Berichten zu teilen, einschließlich derer, die sie in Echtzeit mit ihren Kunden teilen konnten.

Die wichtigsten Geschäftsvorteile waren enthalten:

1. Dadurch konnten die Teams in der Projektverantwortung flexibel sein, was für ihre Organisationsstruktur und die Art der Projekte ideal war. Sie könnten leicht mehrere Projektmanager und Aufgabeninhaber hinzufügen, die ihren Beitrag zum Gesamterfolg des Projekts leisten könnten.
2. Detailliertes und zeitnahes Reporting, um einen Überblick über alle wichtigen Projekte und Ressourcen zu erhalten.
3. Die Flexibilität der Berichterstattung und der PDF-Export hat es Managern ermöglicht, ihren Kunden Daten effizient zu präsentieren und ihnen eine klare Zusammenfassung ihrer Projekte in Echtzeit zu liefern.
4. Effektive Aufgabenplanung auf der Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit und Auslastung. Aufgrund der Art ihrer Projekte gab es mehrere Aktivitäten, die über das Jahr verteilt waren. Celoxisermöglichte es Prometeo Management Consulting, diese Aktivitäten genau zu planen, entsprechende Ressourcen zuzuweisen und bei Bedarf Ressourcen zu tauschen, ohne den Kontext und den Aufwand der Aufgaben zu verlieren.
5. Ermöglicht es Managern, abrechenbare und nicht abrechenbare Aktivitäten und die Ressourcenauslastung innerhalb eines Projekts zu erfassen und zu verfolgen.
6. So können die Teammitglieder ihre Zeit, die sie für verschiedene Projekte aufgewendet haben, leicht nachvollziehen und Fehler mühelos korrigieren. Außerdem konnten die Manager den Aufwand für verschiedene Aktivitäten und Projekte im Auge behalten.
7. Anpassbare Dashboards ermöglichten es den Managern und Teams, sich einzuloggen und einfach zu sehen, was für sie relevant ist, und das, was für sie alle relevant ist, an einem Ort zu aktualisieren. "Es ist sehr schön, dass Sie Ihr Dashboard individuell anpassen können, so dass Sie Ihre Präferenzen einstellen können und sobald Sie das Tool öffnen, wissen Sie, was Sie sich ansehen und was Sie sich ansehen wollen", fügt Licia hinzu. "Das ist eine riesige Zeitersparnis für uns. Auf meinem Dashboard habe ich zum Beispiel den Projektstatusbericht, der mir einen Überblick über alle Projekte gibt, was immer hilfreich ist und auch auffällt, weil ich sofort sehen kann, ob ein Projekt gefährdet ist oder ob es etwas ist, das gut für die Zukunft ist, weil es farblich gekennzeichnet ist, was wirklich hilft", fährt sie fort.
8. Celoxis hilft dem Unternehmen, alle projektbezogenen Finanzdaten und Aktivitäten an einem Ort zu konsolidieren, so dass die Manager am Ende der Projekte die Finanzinformationen für ihre Projekte leicht abrufen können.

Die Ergebnisse