15%

Erhöhte Zeitersparnis

100%

Team-Verantwortlichkeit

Urban Grid

Über Snow Software


Mit Hauptsitz in Stockholm, Schweden, und Niederlassungen in Europa, Großbritannien und den USA ist Snow Software der größte engagierte Entwickler von Software Asset Management (SAM)-Lösungen.

Snow wurde kürzlich zum führenden Unternehmen im Gartner'Magic Quadrant for Software Asset Management Tools 2018' ernannt. Snow hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen davon abzuhalten, zu viel für die von ihnen konsumierte Software und Cloud-Services zu bezahlen.

Snow Software hat mehrere andere Auszeichnungen erhalten, darunter den CODiE Award 2017 für die beste IT Operations Management Lösung. Mehr als 4.500 Unternehmen weltweit vertrauen auf die On-Premise- und Cloud-basierten SAM-Lösungen von Snow Software.

Ihre Herausforderungen


Das Geschäft von Snow Software konzentrierte sich hauptsächlich darauf, dass Salesforce das Zentrum der Wahrheit für alle Opportunity-Management- und Vertriebsdatenberichte ist. Für das Projektmanagement hatten sie nichts außer Salesforce-Aufgaben, Outlook und Tabellenkalkulationen. Da ihr Geschäft wuchs, wurde die Verwaltung und Durchführung von Projekten in Tabellenkalkulationen immer schwieriger, und die Teams waren nicht in der Lage, die verbleibenden Ergebnisse zu skalieren und zu verfolgen.

Zu ihren wichtigsten Herausforderungen gehörten:


Unzureichendes Aufgabenmanagement

Die Teams hatten keine effektive Möglichkeit, um zu erfahren, was auf ihrem Teller liegt und welche unterschiedlichen Arbeitsprioritäten es gibt. Tabellenkalkulation und E-Mail waren nicht skalierbar und führten auch zu einer schlechten Produktivität. Das Verwalten aller Aufgabendetails in Tabellenkalkulationen wurde zu einem Albtraum.

Versäumte Termine

Die Verwendung von Tabellenkalkulationen mit unzähligen Registern machte es schwierig, die richtigen Daten zu finden und die verschiedenen Beteiligten über die Projekte auf dem Laufenden zu halten. Sie hatten keine Möglichkeit, Berichte zu erhalten, so dass es keine Möglichkeit gab, zu erfahren, wie viele Projekte aktiv waren, wer sie durchführte und wie weit sie vorangeschritten waren. Dies führte zu einem großen Mangel an Transparenz über den Projektstatus, und das Team war nicht in der Lage, dem gestiegenen Volumen und Umfang der Projekte gerecht zu werden, was häufig zu verpassten oder verzögerten Fristen führte.

Schlechte Projektverfolgung

Die Manager konnten die Zeitpläne nicht verfolgen und sich nicht an die sich ändernden Prioritäten anpassen. Es gab keine Möglichkeit, das Projekt als Ganzes zu sehen (mit Gantt) und einen klaren Überblick über alle anstehenden Meilensteine und Ergebnisse zu erhalten. Sie waren nicht in der Lage zu verstehen, wie sich Projekte überschneiden, oder den kritischen Pfad von Projekten zu verstehen. Ohne ein formelles Tool konnte Snow Software nicht bestätigen, dass die Aufgaben bei Bedarf erledigt wurden und noch wichtiger, was nicht innerhalb der festgelegten Zeiträume erledigt wurde.

Fehlende Ressourcendatenbank

Für Snow Software reichte es nicht aus, nur über Ressourcen zu verfügen, sondern auch zu wissen, ob sie über die für die erfolgreiche Durchführung der Projektaktivitäten erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Das Fehlen einer umfassenden Ressourcendatenbank, die die Fähigkeiten und Verfügbarkeiten nachverfolgt, machte sie von Tag zu Tag überwältigender.

Schlecht dokumentierte Ressourcennutzung

Bei der Verwaltung von Projekten ist es für Snow wichtig, die gesamte Ressourcennutzung und -zuweisung zu dokumentieren und zu verfolgen. Langwierige und manuell verfolgte Tabellenkalkulationen führten jedoch zu einer unzureichenden Verfolgung, die oft fehleranfällig war. Dies führte zu einer eingeschränkten Sicht auf die Arbeitsbelastung bei der Ressourcenplanung. Die Verfolgung und Berichterstattung über abrechenbare und nicht abrechenbare Nutzung war ebenfalls ein Bereich der Herausforderung.

Finanzielle Berichterstattung

Snow Software benötigte die Finanzberichterstattung aus zwei Gründen: zum einen wegen unterschiedlicher finanzieller Regelungen und zum anderen, damit die einzelnen Direktoren der Dienste wissen, ob ihr Geschäft profitabel ist oder nicht. Oftmals gingen diese Angaben in E-Mails verloren oder waren veraltet.

Manuelle Prozesse

Snow Software arbeitete mit einem Sammelsurium von Tools und Dienstleistungen, die von Salesforce-Aufgaben über Outlook und Tabellenkalkulationen bis hin zu Kalenderereignissen reichten. Dies erwies sich als äußerst ineffizient, damit ihre verteilten Teams ihre Prioritäten und Ergebnisse im Auge behalten konnten. Die Qualität der Arbeit hat gelitten.

Alles in allem gab es massive Verwirrung innerhalb von Snows Projektabwicklungsprozessen. Angesichts all dieser Herausforderungen machte sich Stacie Manzano, Director of Global Services Operations, auf die Suche nach einem umfassenden Projektmanagement-Tool, das als Projektmanagement-Drehscheibe für die Verbindung von Salesforce, E-Mail und Outlook-Kalendern dienen sollte. Und Stacie brauchte ein Tool, das einfach zu bedienen und dennoch skalierbar genug war, um nicht nur das schiere Volumen der Projekte in den verschiedenen Geschäftsbereichen und Regionen zu verwalten, sondern auch ihre schnell wachsenden Teams zu unterstützen.

WarumCeloxis?

Stacie und ihr Team entdeckten Celoxisnach einer intensiven Suche nach einer umfassenden Projektmanagement-Lösung, dass

  1. die Fähigkeit hatte, sich in Salesforce zu integrieren,
  2. war die intuitivste und am einfachsten zu bedienende für ihre geografisch verteilten Teams,
  3. war leicht zu implementieren und einzuführen,
  4. hatte umfangreiche und anpassbare Berichtsfunktionen,
  5. eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Projektinformationen war, und
  6. war kosteneffizient.

Als Celoxis alle Anforderungen von Snow an ein umfassendes System erfüllte und eine einzigartige Mischung aus Funktionalität und Skalierbarkeit versprach, war das Team schnell bereit, es in ihrer Region in den USA zu testen. Dieses umfangreiche und strenge Pilotprojekt dauerte fast ein Jahr. Sie haben sorgfältig ausgewertet CeloxisSchlüsselfunktionalitäten, API und Reaktionsfähigkeit des Kundensupports. Während ihre britischen Teams anfangs etwas zögerten und noch andere Optionen wie FinancialForce (eine Cloud-basierte ERP-Software) in Betracht zogen, wurde bald ein endgültiger Konsens erreicht, um sich zu entscheiden und voranzuschreiten Celoxis weil FinancialForce implementierungsintensiv, nicht sehr anpassbar und nicht garantiert gut mit ihren Salesforce-Systemen skalierbar war.

"Ich denke, wenn Sie nach dem Wert des Werkzeugs suchen, werde ich sagen, dass Celoxis macht jeden zum Projektmanager... es vereinfacht das Projektmanagement so sehr, dass jeder das Projekt leiten könnte, es ist nicht so kompliziert", erklärte Stacie. "Wenn es (Celoxis) nicht genau das Feature hat, das wir brauchen, konnte ich mit ihren Support- und Schulungsteams zusammenarbeiten, um eine sofort einsatzbereite Lösung zu finden oder eine Feature-Anfrage zu stellen, die von ihrem Produktteam mit überraschendem Erfolg prompt geliefert wurde.

Ein Zitat aus dem Interview


“Celoxis hat viele großartige Funktionen und die Berichterstattung ist außergewöhnlich! Wir sind in der Lage Celoxis weltweit, um unsere Implementierungsprojekte zu verfolgen. In diesem Tool verfolgen wir unsere Finanzen, die Zuweisung von Ressourcen und den Prozentsatz, den wir in diesem Tool erreicht haben. Celoxis hat eine großartige Berichtsstruktur und Flexibilität bei der Erstellung Ihrer eigenen benutzerdefinierten Felder. Wir haben Celoxis seit etwas mehr als drei Jahren und sind damit recht zufrieden. In wenigen Monaten wird es unser weltweiter Standard sein."

Stacie Manzano

- Stacie Manzano, Direktorin für globale Dienstleistungsbetriebe, Snow Software.

Zitat

Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen


Celoxis brachte die Dinge auf eine andere Ebene, was Sichtbarkeit, Verantwortlichkeit, Anpassung und Integration betrifft. Als Stacie sich für einen stufenweisen Einführungsplan einsetzte, wurde die Celoxis Abteilung nach Abteilung, Region nach Region, Celoxis half ihnen dabei:

  1. Dadurch konnten Teams und Manager das Projekt flexibel gestalten, was für die Organigramme und Prozesse kleiner Unternehmen von Snow Software ideal war.
  2. Ermöglichung der Teilnahme interner Stakeholder und der Einsicht in den Projektfortschritt sowie des Zugriffs auf die Berichte in Echtzeit, wodurch den Stakeholdern Transparenz geboten und über das Produktivitätsniveau berichtet wird.
  3. Effektive Ressourcenplanung auf der Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit und der Fähigkeiten.
  4. Ermöglicht es Managern und Führungskräften, die abrechenbare und nicht abrechenbare Ressourcennutzung zu verfolgen.
  5. Regionale Arbeitskalender und Arbeitsausnahmen ermöglichen es den überregionalen Teams, ihre Ferien zu berücksichtigen und das Tool in einen robusten Projektplan einzubinden.
  6. Das visuell interaktive Gantt-Diagramm, das automatisch Projektzeitpläne und Abhängigkeiten behandelt und realistische Projektabschlussdaten angibt.
  7. Die Teams von Snow Software verwendeten Outlook in Ergänzung zu Celoxis. Die iCal-Synchronisierung mit Outlook half den Projektinhabern und Managern, die gebuchte Zeit der Ressourcen vor dem Geschäft zu schützen.
  8. Die Fähigkeit, die Finanzzahlen in Echtzeit für verschiedene Regulierungszwecke und die interne Geschäftsrentabilität zu verfolgen und zu berichten.
  9. Über anpassbare Dashboards konnten sich die Teams einloggen und einfach sehen, was für sie relevant ist, und die für sie alle relevanten Informationen an einem Ort aktualisieren.
  10. Sofortige Warnungen und Benachrichtigungen halfen den Managern, von ihren Teams sowie von allen Frühwarnindikatoren benachrichtigt zu werden, ohne dass sie umhergehen und von jedem Mitglied explizit nachfragen mussten.
  11. Arbeitsbereiche und Projekttypen erlaubten ihnen, Projekte effektiv nach Geschäftsbereichen und Produkttypen zusammen mit allen zugehörigen benutzerdefinierten Feldern einschließlich der Formelfelder zu kategorisieren und zu gruppieren.
  12. Die CeloxisAPI half Snow Software bei der nahtlosen Integration in ihre Salesforce-Systeme, so wie sie es wollten.
  13. Eliminierung mehrerer Plattformen, die die schnellen Veränderungen nicht unterstützen konnten, und Verwendung eines einzigen Systems zur Verwaltung aller ihrer Projektmanagementaktivitäten und -prozesse.

Was mögen sieCeloxis?


"Die wichtigste Anforderung des Unternehmens war, dass das Tool in Salesforce integriert werden kann", sagt Stacie. "Und mit der Hilfe Ihres API- und Support-Teams konnten wir es ziemlich mühelos erfolgreich einrichten. Ich kann sagen, dass wir mit einem Salesforce zur CeloxisIntegration viel Zeit gespart haben, das Team muss die Projekte nicht mehr eingeben oder finden, es wird automatisch für sie generiert, was schön und wirklich effizient ist".

Die Ziele von Snow Software waren die Konsolidierung auf ein einheitliches, einziges System, die Beschleunigung der Projektabwicklung und die Bewältigung der schnell wachsenden Arbeitslast. Und, in Celoxis fanden sie ein robustes und umfassendes System, das es ihnen ermöglichen würde, die Effizienz ihrer Projekte zu steigern und ihre globalen Operationen zu optimieren. Celoxis war auch einfach zu bedienen und kostengünstig, was es zu einer risikoarmen Investition macht. Die Anpassungsmöglichkeiten innerhalb des Tools waren ebenfalls attraktiv.

"Die Art und Weise, wie ich den Menschen beschreibe, dass es so ist Microsoft Project auf Steroide, weil in Microsoft ProjectNur ein Projektleiter kann es besitzen und den Plan verstehen, und sie müssen alle fragen, was die Aktualisierung ist. CeloxisMan kann sich als Benutzer einloggen und einfach sehen, was für ihn relevant ist, und das, was für ihn relevant ist, aktualisieren, und dann wird der Projektleiter sofort benachrichtigt", witzelt Stacie.

Zu den wichtigsten CeloxisFunktionen, die Snow Software nutzt, gehören


Berichte und Drill-Down-Diagramme

Durch die Verwendung mehrerer gemeinsamer Projektberichte nach Team, einzelnen Eigentümern und Projektzustand sowie durch die Möglichkeit, auf die Grafiken zu klicken und sie so weit anzupassen, stehen den Direktoren und Managern die Daten viel besser zur Verfügung, um Empfehlungen für das Team aussprechen und datengesteuerte Entscheidungen treffen zu können.

Geplante Berichte

Die Planung von Schlüsselberichten ermöglicht es dem Management und den Führungsteams von Snow Software, jedes Projekt periodisch zu überprüfen und Prozesse zu evaluieren, ohne sich in das System einzuloggen.

Arbeitsbereiche und regionsbasierte Arbeitskalender

Bei globalen Teams war die Verwendung von Arbeitsbereichen zur Isolierung von Projektdaten mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen und die Möglichkeit, Inhalte mit bestimmten Benutzergruppen gemeinsam zu nutzen, sowie die Verwendung von regionsbasierten Kalendern sehr effektiv, um die Arbeit über eine Vielzahl von Teams hinweg zu koordinieren und zu planen und die Prozesse konsistent zu halten.

Projekt-Vorlagen

Die Planung und Verwaltung großer funktionsübergreifender Projekte wurde durch die Verwendung Celoxisvon Projektvorlagen erheblich verbessert. Vorlagen erleichtern das Verständnis der Planung, da man weiß, dass nichts vergessen wurde.

Dashboards

Manager und Teammitglieder nutzen die anpassbaren Dashboards ausgiebig, um einen sofortigen Überblick über ihre Prioritäten zu erhalten und um mit größerer Klarheit zu sehen, was auf ihrem Teller liegt und was in dieser Woche ansteht.

Verfolgung der Ressourcennutzung

Celoxis gab Snow Software sofortigen Einblick in ihre Ressourcen und ihre Nutzung und ermöglichte es ihnen so, den Überblick über die abrechenbare und nicht abrechenbare Nutzung zu behalten. Dies trug dazu bei, die Prioritäten bei der Arbeit effektiver zu setzen, und verhinderte auch, dass der Einzelne überlastet und übermäßig gestresst wurde.

Benutzerdefinierte Felder

Snow Software verwendet ausgiebig benutzerdefinierte Felder, darunter auch Formelfelder, um Projekt- und Ressourcenmetriken zu erfassen und für die Berichterstattung an die Geschäftsleitung zu nutzen.

API

Mit der intuitiven webbasierten API konnte Snow Software nahtlos in das Salesforce-System integriert und Aktionen für das Opportunity-Management und andere Finanzprozesse automatisiert werden.

Die Ergebnisse

Celoxis ermöglichte es Snow Software, Projekte, Ressourcen und Finanzen genauer zu verwalten und zu verfolgen, wodurch die Kosten gesenkt und die Produktivität verbessert werden konnten. Aus einer Umgebung kommend, in der man diese Dinge manuell verfolgen musste, Celoxis hat dazu beigetragen, die Dinge auf eine andere Ebene zu bringen. Snow Software war in der Lage Celoxisumfassende Funktionalität, um die Qualität ihrer Anlagen in allen Bereichen zu erhöhen und sicherzustellen, dass sie bei ihren Projektlieferungen konsistent und effizient arbeiten.

Einige Schlüsselergebnisse sind enthalten:

Verbesserte Produktivität

Die robuste Celoxis- Die Salesforce-Integration automatisierte eine Menge manueller und datenintensiver Arbeit für Snow Software, so dass die Teams sich den größten Teil ihres Tages auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können. Allein diese Integration führte zu einer Zeitersparnis von etwa 15 %. Diese Zeit zurückzubekommen, war entscheidend, um weiterhin Projekte effektiver durchführen zu können.

Starke Kapitalrendite

In den letzten 3 Jahren hat sich die CeloxisSoftware von Snow als eine rentable Investition erwiesen und ist zum Zentrum der Wahrheit für alle ihre weltweit verwalteten Projekte geworden.

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