60%

Geringere Lizenzkosten

100%

Benutzer Adoption

10/10

PMO-Punktzahl

Sweet Rush Inc.

Über SweetRush Inc.


SweetRush Inc. ist ein amerikanisches Unternehmen für die Entwicklung und Beratung von ELearning-Inhalten. Das Unternehmen kann auf eine 17-jährige Erfolgsgeschichte zurückblicken, in der es maßgeschneiderte Lernlösungen anbietet, darunter eLearning, Gamifizierung, mobile und von Ausbildern geführte Schulungen (ILT).

Ihre 150 Mitglieder starke Organisation ist vollständig virtuell, mit geographisch verstreuten Teammitgliedern. Mit dem Fokus auf eine starke prozessorientierte Teamkultur haben sie eine nahezu Null-Fluktuation von Teamkollegen, loyale Kunden und ein bemerkenswertes Portfolio erreicht.

SweetRush hat zahlreiche Preise gewonnen, darunter die renommierten Brandon Hall HCM Awards in 17 Kategorien. Es ist auch auf Platz 1 der Top 10 eLearning Content Development Companies Liste für das dritte Jahr in Folge von der eLearning Industrie.

Ihre Herausforderungen


SweetRush ist ein Unternehmen, das sich auf das Projektmanagement konzentriert, was bedeutet, dass ihre Projektmanagementpraktiken sehr stark waren. Die Organisation verwendete Microsoft Project Vor-Ort-Lösung für ihre Projektmanagementaktivitäten. Auch wenn Microsoft Project war das De-facto-Tool, das zu dieser Zeit von vielen Organisationen verwendet wurde. SweetRush hatte seine eigenen Herausforderungen, um ein Tool zu entwickeln, das die Stärke des Projektmanagements an fast alle Fakultäten der Organisation weitergeben würde.


Ressourcenplanung

Zusätzlich zur Verwendung von Microsoft Project, verwendete SweetRush Tabellenkalkulationen für die Planung von Ressourcen. Mit der wachsenden Zahl von verteilten Teammitgliedern und Projekten wurde es immer schwieriger, Ressourcenstunden verschiedenen Projekten und Aufgaben zuzuordnen und zu verfolgen.

Berichterstattung über den Status von Exekutive und Projekt

Mit Microsoft Projectund Spreadsheets hatte SweetRush immer die Herausforderung, ihren Führungskräften ein visuelles Bild von ihren Projekten, ihren Ressourcen und ihrer Budgetierung zu vermitteln.

Lizenz-Kosten

Microsoft Project Die Kosten für SweetRush betrugen etwa 560 Dollar pro Benutzer, und da das Unternehmen eine Wachstumsspirale erlebte, wurde es immer schwieriger, die Kosten für alle Kompromisse zu rechtfertigen.

Rechnungslecks

Bei einer massiven Anzahl von Projekten, die die ganze Zeit laufen, hatten sie eine Reihe von Meilensteinen für die Rechnungsstellung, die an bestimmte Leistungen gebunden waren. Diese Meilensteine mit ständig wechselnden Zeitplänen zu verfolgen, erwies sich als Alptraum, und die Kommunikation zwischen Projektmanagern und Abrechnungsteams lief schief und verursachte Löcher in der Kundenabrechnung.

Dezentralisierte Projektpläne

SweetRush hatte lange und dezentralisierte Projektpläne. Dies bedeutete, dass Projektpläne manuell zwischen Managern, Teams und Kunden verteilt werden mussten. Änderungen an Projektplänen würden sich nicht automatisch verbreiten und die Datei müsste erneut verteilt werden. Eine 100%ige virtuelle Organisation zu sein, die Projektpläne auf dem neuesten Stand zu halten und alle Pläne an einem zentralen Ort zur einfachen Verteilung und zum einfachen Abruf unterzubringen, war das Gebot der Stunde.

WarumCeloxis?

Angesichts all dieser Herausforderungen suchte SweetRush nach einem PMO, das :

  • Große Projektpläne, die oft Hunderte und Tausende von Aufgaben umfassen, können effizient bearbeitet werden,
  • Alle ihre Projektpläne an einem zentralen Ort unterbringen, damit ihre virtuellen Teams bequem darauf zugreifen können,
  • Sie ahmen das Microsoft ProjectParadigma für die organisationsweite Einführung und ohne den Einsatz von Plugins eng nach,
  • Eliminieren Sie die Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Ressourcenplanung und -prognose,
  • Die Veranstaltung fand vor Ort statt und war preislich konkurrenzfähig.

Sie waren fast schon kurz davor, eine PMO-Lösung zu wählen, als einer ihrer abschließenden Abnahmetests ergab, dass das Tool bei einem Projektplan mit 700 Aufgaben abstürzte.

Sie wählten Celoxisaus folgenden Gründen aus:

  1. CeloxisDie Umsetzung des Microsoft ProjectParadigmas war am nächsten und am besten, was sie gesehen hatten.
  2. Celoxis könnte mühelos große Projektpläne mit tausenden von Aufgaben und Unteraufgaben bearbeiten und laden.
  3. Das visuelle Interaktive Gantt gehörte zu den besten seiner Klasse. Sie war schnell und genau in der Planung von Projekten und der Handhabung von Zeitverschiebungen.
  4. Mit der Ressourcen- und Zeitplanung Celoxiswar das einzige Instrument, das die Möglichkeit hatte, Ressourcen nach Aufwand (Stunden) im Vergleich zur regulären prozentualen Zuteilungsmethode zuzuteilen. SweetRush hat in dieser Fähigkeit einen echten Wert gefunden.
  5. SweetRush wurde verlockt durch Celoxiseine robuste Infrastruktur für die Berichterstattung und die gesamte Konfigurierbarkeit, die sie den Administratoren und Benutzern bietet. Auch die Tatsache, dass es ein riesiges Repository mit benutzerdefinierten Feldern Celoxisgab, war ziemlich bedeutend.
  6. Die öffentlichen Rezensionen (damals) über Celoxis nicht leicht herauszufinden und würde beträchtliche Unterstützung und Händchenhalten benötigen, fand SweetRush Celoxis ziemlich intuitiv und einfach zu bedienen.
  7. Mit Celoxiswurden ihre Lizenzkosten um fast 60% gesenkt.
  8. Celoxis hatte eine Vor-Ort-Installation und war webbasiert.

Ein Zitat aus dem Interview


“Celoxis ist eine leistungsstarke PMO-Lösung, die zur Erleichterung und Stärkung der Projektmanagementprozesse jeder Organisation eingesetzt werden kann. Celoxis Besondere Stärken sind in den Bereichen wie Handhabung der komplexen Projektpläne, detaillierte Ressourcenzuweisungen, Zeit- und Budgetverfolgung, organisationsspezifische Konfigurierbarkeit und fortgeschrittene Berichterstattung zu sehen. Die Berichterstattung ist wahrscheinlich die beste, die ich je gesehen habe, und sie ist definitiv einer der stärksten Muskeln der Celoxis. Celoxis ist wirklich ein Kraftwerk, wenn es um das Projektmanagement geht, und es ist ein großartiges Werkzeug für die Planung und Organisation projektbezogener Anstrengungen".

Michael Mischa

- Michael (Misha ) Milshtein, Direktor für Technik und Entwicklung, SweetRush Inc.

Zitat

Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen


SweetRush verwaltete und führte eine Vielzahl von Projekten durch, darunter Elearning, Blended Solutions, Marketing und Web-Entwicklungsprojekte. Die Genese für die Einführung von Celoxis war in erster Linie für die Verwaltung der Ressourcen und die Unterbringung aller Projektpläne an einem zentralen Ort bestimmt. Und, in diesem Ausmaß, Celoxis erzielte ein 10/10 für die PMO-Implementierung von SweetRush.

Im Besonderen,

  1. Celoxis wurde zu einer zentralen Drehscheibe für alle Projekte und Ressourcen, wodurch die Notwendigkeit, Projektpläne manuell auszutauschen und auf dem neuesten Stand zu halten, vermieden wurde.
  2. Celoxis ermöglichte den geografisch verteilten Projektmanagern sofortige Sichtbarkeit und Zugänglichkeit der Projektpläne und Ressourcenauslastungsdiagramme. Sie konnten ihre kompletten Projekte visualisieren, sehen, was ins Rutschen gerät und welche Meilensteine sich abzeichnen. Die Zeitplanung war ziemlich solide, und die Möglichkeit, die Ressourcen innerhalb von Stunden zuzuteilen, war im Grunde genommen ein Segen im Unglück.
  3. Kritische Bereiche des Ressourcenmanagements, einschließlich der Pflege einer Datenbank mit Ressourcen und ihren Fähigkeiten, der Ressourcenprognose, des Lastausgleichs, der Zuweisungen und Zuweisungen wurden vollständig in Celoxis.
  4. Mit Celoxis, könnte SweetRush Projektbudgets in Echtzeit auf der Grundlage der Ressourcenkosten überwachen.
  5. Mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern und Berichtsfunktionen konnte SweetRush Prozesse und Verantwortlichkeit durchsetzen, um Rechnungslecks in der Kundenabrechnung zu überprüfen.

Als umfassende PMO-Plattform konnte SweetRush auch Celoxisin den folgenden Bereichen seine Stärken ausspielen:

  1. Projektstatusberichte und Vorstandsberichte über die Ressourcennutzung,
  2. Dokumentenmanagement und Dateifreigabe,
  3. Zusammenarbeit durch Projektdiskussionen und @Erwähnungen, ohne dass ein anderes Werkzeug für die Zusammenarbeit im Team erforderlich ist,
  4. Sie verwenden benutzerdefinierte Apps, um ihre Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren. SweetRush verwendete Tabellenkalkulationen und E-Mails, um Änderungswünsche und Genehmigungen zu verfolgen. Und mit wachsenden Teams und Projekten wurde dies immer mühsamer zu bewältigen. Verwendung von Celoxis Custom Apps konnten sie ihre bestehenden Prozesse leicht in Celoxis und alles von einem einzigen Repository aus verfolgen und koordinieren.

Was mögen sieCeloxis?


Celoxis wurde zu einer Zeit eingeführt, in der das Unternehmen eine Wachstumsspirale durchlief, und es erwies sich als das richtige Instrument für SweetRush, um dieses Wachstum und den weiteren Erfolg bei seinen Kunden aufrechtzuerhalten. Für SweetRush, Celoxis war das richtige Instrument, das zur richtigen Zeit eingesetzt wurde, um das Wachstum zu unterstützen.

Zu den HauptmerkmalenCeloxis, die SweetRush nutzt, gehören


Interaktives Gantt

CeloxisDas interaktive Gantt-Diagramm ist das schnellste in der Branche und hilft SweetRush beim Laden und Planen langer Projekte mit Hunderten und Tausenden von Aufgaben und Abhängigkeiten.

Zeitplanung und Ressourcenzuweisungen in Stunden

Mit Zuweisungen direkt in Stunden ist SweetRush in der Lage, den erforderlichen Aufwand für jede Ressource genau abzuschätzen und zu planen, ohne die Prozentsätze für ihre Verfügbarkeit auszuarbeiten.

Ressourcenauslastungstabelle

Das dynamische Ressourcenauslastungsdiagramm hilft SweetRush dabei, die projektübergreifende Arbeitsbelastung zu visualisieren und sicherzustellen, dass die Ressourcen für die Projektarbeit angemessen ausbalanciert sind.

Geplante Berichte

CeloxisDie Fähigkeit, Berichte zu planen, wird von SweetRush ausgiebig genutzt, um täglich und wöchentlich automatisch Berichte für wichtige Führungskräfte zu planen und per E-Mail zu versenden.

Projekt-Diskussionen und @Erwähnungen

SweetRush stützt sich bei der Zusammenarbeit stark auf Projektdiskussionen, da alle Gespräche an einem Ort und innerhalb des Projekts geführt werden, um einen einfachen Zugang zu ermöglichen. Mit @mentions können sie jede wichtige Kommunikation an die Teammitglieder weiterleiten.

Zusammenarbeit dokumentieren

Mit Hilfe der Celoxis' Dokumentversionierungs- und Kollaborationsfunktionen sind die Teammitglieder in der Lage, alle Dokumentbestände innerhalb der entsprechenden Aufgaben zu verwalten. Mit Hilfe der Versionskontrolle können sie problemlos neue Versionen von Dateien über ältere Versionen hinaus hinzufügen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Benutzerdefinierte Felder

SweetRush verwendet benutzerdefinierte Felder, um ihre Abrechnungsaufgaben herauszufiltern und Abrechnungslecks zu beheben. Sie verwenden ausgiebig Formelfelder zur Erfassung und Berichterstattung über Projektmetriken für ihre Berichterstattung an die Geschäftsführung. Diese Felder werden in den verschiedenen visuellen Berichten verwendet, die sie für ihre Verwaltung erstellen.

Benutzerdefinierte Apps

SweetRush verwendet die Änderungsanfrage-App, um Änderungen des Umfangs innerhalb ihrer Projekte zu verwalten. Mit Hilfe von benutzerdefinierten Apps können sie den Prozess rationalisieren und sicherstellen, dass die Änderungen angemessen erfasst und dem Projektteam und anderen Beteiligten mitgeteilt werden.

Die Ergebnisse



Geringere Lizenzkosten

Mit Celoxis, konnte SweetRush fast 60% der Lizenzkosten einsparen, was an sich schon eine enorme Einsparung war.

Verbesserte Kundenabrechnung

SweetRush war in der Lage, das Kommunikationschaos zu beseitigen und ihre Rechnungslecks mit Hilfe von Echtzeit-Berichten und -Benachrichtigungen einzudämmen.

Verbesserte Zusammenarbeit und Zugänglichkeit

Celoxis Verbesserte Sichtbarkeit und Zugänglichkeit von Projektdaten und verbesserte Kommunikation zwischen virtuellen Teams, was die Effizienz und Transparenz zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden erhöht.

Unterstützt die Senkung der Betriebskosten des Unternehmens

Während der gesamten exponentiellen Wachstumsphase des Unternehmens trug es Celoxisdazu bei, Prozesse zu standardisieren, die Betriebskosten auf verschiedenen Ebenen zu senken und das Gesamtwachstum zu unterstützen.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

SweetRush konnte die Zeit für die Berichterstattung an die Kunden reduzieren und sich stattdessen auf die Erreichung der strategischen Ziele der Kunden konzentrieren.

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