50%

Erhöhte Teamproduktivität

12%

Manager Zeitersparnis

Urban Grid

Über Urban Grid


Urban Grid ist ein führender Entwickler und Finanzierer von photovoltaischen Solarprojekten in den mittelatlantischen Vereinigten Staaten. Urban Grid wurde 2011 gegründet und verfügt über mehr als 1500 Hektar an Solarprojekten, die in den Vereinigten Staaten und in Großbritannien miteinander verbunden und online sind.

Mit umfangreicher Erfahrung in der Entwicklung von Solarprojekten liefert das Unternehmen Projekte, die den Wert für seine Kunden maximieren und gleichzeitig das Risiko durch ein Team von erfahrenen Finanz-, Industrie- und Bauexperten begrenzen.

Urban Grid ist ein stolzes Mitglied der Consumer Electronics Design and Installation Association (CEDIA), der einzigen weltweit anerkannten Organisation, die die Elektronikindustrie regiert.

Ihre Herausforderungen


Bereits 2011, als Urban Grid gegründet wurde, verwendete das Unternehmen Microsoft Excel für das Projektmanagement. Damals hatten sie nur eine Handvoll Projekte und einen Projektleiter. Als das Unternehmen zu wachsen begann und immer mehr Projekte hinzufügte, begann das Fehlen einer umfassenden Projektmanagement-Lösung verschiedene Probleme zu verursachen. Die Verwaltung komplexer, kapitalintensiver und mehrjähriger Projekte in Excel wurde zum Albtraum. Die Projektvoranschläge waren unzuverlässig, und die Prioritäten haben sich aufgrund der sich ständig ändernden Projektumgebungen oft verschoben. Bei Urban Grid jongliert das Team mit mehr als 20 Projekten gleichzeitig. Diese Projekte befinden sich in verschiedenen Entwicklungsstadien und dauern zwischen einem und drei Jahren. "Die größte Herausforderung war die Kommunikation", sagte Leah Garvey, Vizepräsidentin für Projektfinanzierung bei Urban Grid. "Wir wussten die ganze Zeit nicht, wo die Projekte statusmäßig waren. Wir waren auf E-Mails und Telefongespräche und Tabellenkalkulationen angewiesen, die vielleicht nicht auf dem neuesten Stand sind. Und als wir weitere Projekte und Projektmanager hinzufügten, wurde es zu mühsam, alle Tabellenkalkulationen miteinander zu verknüpfen, Änderungen zu verwalten und mit allem Schritt zu halten", fügte sie hinzu.

Zu ihren wichtigsten Herausforderungen gehörten:


Sichtbarkeit von Projekten und Ressourcen

Für Urban Grid war die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung umfangreicher Projekte recht anspruchsvoll. Da die Projektpläne in mehreren Tabellenkalkulationen lebten und oft nicht auf dem neuesten Stand waren, war es sehr schwierig, alle auf der gleichen Seite zu halten, auf die gleichen Prioritäten hinzuarbeiten und für die ihnen zugewiesenen Aufgaben verantwortlich zu sein. Ein weiterer großer Nachteil war der fehlende breite Zugang zu den Projektplänen und ihrem aktuellen Status. Und das Fehlen einer konsolidierten Sicht auf die Ressourcennutzung über alle Projekte hinweg hat diesen Schmerz nur noch verstärkt.

Budget-Verfolgung

Ein sehr kapitalintensiver Entwicklungsprozess zu sein, die Budgets genau zu verfolgen, sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind, geplante mit tatsächlichen Budgets und Kosten zu vergleichen und in der Lage zu sein, dies dem Management zu melden, war mit Excel praktisch unmöglich.

Projekt-Kommunikation

Die Teams von Urban Grid waren für wichtige projektbezogene Kommunikation auf E-Mails und Telefongespräche angewiesen. Dies führte zu Kommunikationslücken auf mehreren Ebenen, und wichtige Informationen begannen durch die Maschen zu fallen.

Änderungsmanagement

Das Tabellenkalkulationssystem von Urban Grid war einfach nicht skalierbar, um Änderungen in ihren Projekten zu berücksichtigen. Ohne ordnungsgemäßes Projektmanagement war es praktisch unmöglich, die Auswirkungen der Veränderungen auf andere Projekte zu bewerten. Der Mangel an historischen Projektdaten machte es auch recht schwierig, die Auswirkungen von Änderungen auf laufende Projekte zu bewerten.

WarumCeloxis?

Als Urban Grid die Jagd nach einem integrierten Projektmanagementsystem begann, wusste man, dass man wirklich eine Lösung brauchte, die das gesamte Team zusammenbringen konnte - alle auf der gleichen Seite zu halten, auf die gleichen Prioritäten hinzuarbeiten und gleichzeitig ihre Investitionen und Budgets im Auge zu behalten. Solide historische Projektdaten zu haben, um den Aufwand zu erfassen, der für den Abschluss früherer Projekte erforderlich ist, und diese auf neue Projekte anzuwenden, wäre für ihre kapitalintensiven Solarprojekte von unschätzbarem Wert. Mit dieser klaren Vorstellung von dem, was sie brauchten, Celoxis wirklich als die einzige erschwingliche Lösung herausgestellt, die alle ihre Kästchen angekreuzt hat. "Mit Celoxiswar es wirklich die visuelle Anordnung, die uns angezogen hat. Es war so einfach zu verstehen und zu benutzen. Das Berichtswesen, das Dashboard, die Möglichkeit, Gantt-Diagramme zu verwenden und auch die benötigten Informationen mühelos in einen Bericht auf Managementebene zu ziehen", so Leah.

Für Urban Grid Celoxiswar eine Plattform der Wahl, weil:

  1. Celoxis war extrem einfach zu verstehen und zu benutzen, da es aus einem Excel- und Tabellenkalkulationshintergrund stammt.
  2. Es handelte sich um eine Cloud- und webbasierte Lösung, die alle ihre Projektdaten, Dateien und die Geschichte sicher unterbringen konnte.
  3. Celoxis ihren Managern und Führungskräften von einem Ort aus volle Einsicht in alle Projektzeitpläne, Gantt-Diagramme, Off-Track-Aufgaben und Budgets zu gewähren.
  4. Celoxis half den Teams von Urban Grid, eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zu erreichen. Verwendung von Celoxissind alle auf der Höhe und auf der gleichen Seite angesichts der ständigen Projektänderungen.
  5. CeloxisDie leistungsstarke und anpassbare Reporting-Engine machte umfassende Projektanalysen und Dashboards in Echtzeit mit nur einem Klick für die Manager und das obere Management von Urban Grid zugänglich.
  6. Celoxis bot Echtzeit-Transparenz, um die (menschlichen und nicht-menschlichen) Ressourcenverfügbarkeiten und Arbeitslasten effektiv zu verwalten.
  7. Celoxis bot ultimative Flexibilität in Bezug auf benutzerdefinierte Felder zur Erfassung verschiedener projekt- und aufgabenspezifischer Informationen.
  8. Celoxis bot unübertroffene Fähigkeiten zu einem erschwinglichen Preis.

Wie Celoxissie ihre Geschäftsprobleme lösen


"Für die Führungsebene ist es viel einfacher, sich einfach in das Dashboard einzuloggen und jederzeit den Status eines Projekts zu sehen und auch, wenn wir eine Budget-Entscheidung treffen müssen, einfach einen Bericht zu erstellen und zu sehen, wo wir bei unserem Projekt stehen", sagte Leah lächelnd. "Und für Projektmanager ist es ein Werkzeug, das sie überall hin mitnehmen können, und sie können den Status oder die Aufgabe ihrer Projekte automatisch aktualisieren und auf dem Laufenden bleiben", fügte sie hinzu.

Die wichtigsten Geschäftsvorteile waren enthalten:

  1. Celoxis lieferte die dringend benötigte Konsistenz und Skalierbarkeit, die das Management brauchte, um den Projektfortschritt und die Ressourcen in Echtzeit zu verfolgen.
  2. Die Manager könnten Aufgaben, die nicht auf dem richtigen Weg sind, effektiv verfolgen und Korrekturmaßnahmen direkt aus den Gantt-Diagrammen heraus ergreifen.
  3. CeloxisBest-Practice-Finanzberichte mit zeitlicher Staffelung halfen Leah und dem Management, alle Budgets pro Monat für die nächsten Monate einzuziehen und sie nach Kategorien und Aufgabentypen herauszufiltern. "Budgets sind für uns sehr wichtig, und mit Celoxis Wir konnten sie verfolgen und sicherstellen, dass wir auf dem richtigen Weg sind und wir konnten markieren, wann wir bestimmte Aufgaben bezahlt haben und sie von unserem Budget auf die tatsächliche Leistung markieren und das dem Management berichten", erklärte Leah.
  4. Celoxis Die Berichte brachten dem oberen Management eine Fülle von Erkenntnissen. "Wir verwenden regelmäßig eine Tonne Berichte", sagte Leah. "Ich schätze wirklich die Anpassung und die Berichterstattung über die benutzerdefinierten Felder", fuhr sie fort. Celoxis Berichte ermöglichten es ihnen, individuelle Berichte zu erstellen und bevorzugte Informationen nach Bedarf zu präsentieren.
  5. Celoxis verbesserte Projektplanung, Einschätzung und Zusammenarbeit zwischen den Managern.
  6. Celoxis die effektive Erfassung der Projekthistorie, die es den Managern und dem Management ermöglicht, effektive Entscheidungen über die bisherige Projektleistung zu treffen.
  7. Benutzerdefinierte Felder und Formelfelder halfen Urban Grid dabei, den Überblick über verschiedene branchenbezogene Projektinformationen und -metriken zu behalten.
  8. Celoxis brachte ein System ein, das einfach einzurichten, leicht anzupassen, in hohem Maße an ihre Bedürfnisse anpassbar und bei Bedarf skalierbar war.

Was mögen sieCeloxis?


“Celoxis wird von unseren Managern ausgiebig genutzt, um ihre Projekte zu verfolgen, sicherzustellen, dass sie im Zeitplan liegen und alles tun, was sie tun müssen. Und dann verwendet unser oberes Management Celoxis regelmäßig die Projekte und auch die Budgets der Projekte zu überwachen", sagte Leah.

Zu den wichtigsten CeloxisMerkmalen, die Urban Grid nutzt, gehören


Interaktives Gantt

CeloxisDas interaktive Gantt-Diagramm war ein Geschenk des Himmels an die Projektmanager von Urban Grid, um ihre langen Projektpläne zu visualisieren, sie auf dem neuesten Stand zu halten und Liefertermine vorauszusagen. Es war praktisch mühelos, lange Projekte zu laden. Sie konnten verschiedene Arten von Aufgaben leicht farblich kodieren, ihren Status aktualisieren und den Projektfortschritt und die Abhängigkeiten von einem Ort aus verfolgen.

Zeitlich gestaffelte Finanzberichterstattung

Mit verschiedenen bewährten Verfahren in Echtzeit und zeitgesteuerten Berichten könnten Leah und das obere Management ihre Projektbudgets und -kosten auf monatlicher Basis leicht im Auge behalten, Plan- und Ist-Daten überwachen und Trends beobachten.

Dashboards

Manager und das obere Management nutzen die anpassbaren Dashboards ausgiebig, um eine konsolidierte Echtzeit-Ansicht ihrer Projekte zu erhalten und Entscheidungen mit größerer Klarheit zu treffen.

Ressourcenauslastungstabelle

Das projektübergreifende Ressourcenauslastungsdiagramm ermöglichte es den Managern, Ressourcenengpässe schnell zu erkennen und Prioritäten zwischen Ressourcen und Projekten neu zu ordnen.

Benutzerdefinierte Felder

Urban Grid verwendet ausgiebig benutzerdefinierte Felder, darunter auch Formelfelder, um verschiedene Aufgabenkategorien abzugrenzen und um Projekt- und Finanzkennzahlen zu erfassen und für die Berichterstattung der Geschäftsführung zu berichten.

Projekt-Diskussionen und Aufgaben-Kommentare

Urban Grid nutzt in hohem Maße Projektdiskussionen und Aufgabenkommentare für die Zusammenarbeit, da es alle Gespräche an einem Ort und innerhalb des Projekts für einen einfachen Zugang hält.

Änderungsanfrage-App

In einem sehr dynamischen Projektumfeld sind Veränderungen für Urban Grid unvermeidlich. Die Änderungsanfrage-App ermöglicht es ihnen, alle ihre Projektänderungen zu kanalisieren und effektiv zu priorisieren und gleichzeitig eine Historie aller Änderungsanfragen zu führen.

Die Ergebnisse



Größere Sichtbarkeit und verbesserte Kommunikation

Der Wechsel von der Verwendung von Excel zu einer umfassenden Lösung hat Urban Grid als Organisation geholfen, mehr Transparenz in ihre Projekte zu bringen, eine höhere Transparenz zu erreichen und die Kommunikationskanäle zwischen den Teams zu verbessern. Es gibt keine verlorene Kommunikation mehr, und die Abhängigkeit von Telefon und E-Mail-Kommunikation ist fast überholt.

Signifikante Zeitersparnis für Manager

Mit Celoxis, konnten die Manager etwa 12% Zeiteinsparungen erzielen, so dass sie mehr Zeit haben, sich auf die Durchführung ihrer Projekte zu konzentrieren.

Verbesserte Team-Produktivität

Während die Mitglieder des Urban Grid-Teams nicht Celoxis Auf täglicher Basis stieg ihre Produktivität immer noch um fast 50%, weil ein Großteil ihrer manuellen Tätigkeiten durch Celoxis. Verwendung von Celoxis Die Aktualisierung der Aufgaben und die Kommunikation mit den Managern und dem Rest des Teams machten es zu ihrer einzigen Kommunikationsschnittstelle.

Unterstützt die Senkung der Betriebskosten des Unternehmens

Während der aggressiven Wachstumsphase des Unternehmens trug es Celoxisdazu bei, Prozesse zu standardisieren, die Betriebskosten auf verschiedenen Ebenen zu senken und das Gesamtwachstum zu unterstützen.

Erste Schritte Celoxis


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